تفویض اختیار

تعریف تفویض اختیار

تفویض اختیار انتقال رسمی اختیارات رسمی از یک شخص به شخص دیگر است. مافوق برای تسهیل انجام کار تعیین شده اختیارات خود را به زیرمجموعه واگذار می‌کنند. در گذشته، سبک مدیریت به صورت فرمان از بالا به پایین و سپس کنترل بوده است که نمی‌توان به آن تفویض اختیار گفت. در حال حاضر، تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط موضوع هماهنگی عملکرد تیم‌های بین وظیفه‌ای (cross-functional) در حال سرعت گرفتن است که این امر نیازمند تفویض اختیار مدیریت ارشد به این تیم‌ها می‌باشد.

همواره روند تفویض اختیار از مدیر ارشد سازمان آغاز می‌شود که مسئولیت کامل رسیدن به اهداف را بر عهده دارد. وی برای تقسیم مسئولیت‌ها در جهت تحقق اهداف، کار را بیشتر به زیرمجموعه خود واگذار می‌کند.

همینطور اگر هر کدام از این زیرمجموعه‌ها، پیدا کردن کارهایی که توسط مافوقشان به آنها محول شده بیش از “دامنه کنترل” آنها باشد، بخشی از کارهای خود را به زیرمجموعه خود اختصاص می‌دهند. این روند ادامه می‌یابد تا اینکه همه وظایف و فعالیت‌ها به کسانی اختصاص یابد که توانایی‌های جسمی، روانی و شغلی مناسب برای انجام آن را دارند.

کارهای عملیاتی، کارهای روتین و جزئی و وظایف مدیریتی مشخص را می توان تفویض کرد، اما تصمیمات نهایی مدیریت، تصمیمات روی مشکلات عملیاتی و کارهایی که وابسته به کارهای دیگر است، از جمله مواردی هستند که نباید تفویض شوند.

با این حال، سؤال اساسی این است که چه کارهایی باید و چه کارهایی نباید تفویض شوند؟

بایدها در تفویض اختیار

1. تفویض اختیار را به صورت ساده و مستقیم انجام دهید.
2. برای کارکنان توضیح دهید چطور وظیفه تفویض شده اهداف سازمان را تامین می‌کند.
3. اهداف مورد انتظار را واضح کنید.
4. پیش‌بینی کنید چه سوالاتی برای کارکنان پیش می‌آید و آنها را پاسخ دهید.
5. درباره مشکلات بحث و تبادل نظر کنید.
6. بجای نکات منفی بر نکات مثبت تاکید کنید. پشتیبان باشید.
7. نشان دهید اعتماد دارید.
8. به قولهایتان عمل کنید.

نبایدها در تفویض اختیار

1. کارکنان را تهدید نکنید. تفویض اختیار موثر بر اساس مهارت رهبر است، تا قدرت او.
2. حالت مهربان و فروتن به خود نگیرید.
3. در بروز مشکلات برخورد افراطی نکنید.
4. در حضور دیگران از کارکنان انتقاد نکنید.
5. بیش از حد کارکنان را چک نکنید.
6. در بخش‌های تفویض شده به کارکنان خودتان دخالت و تصمیم‌گیری نکنید.
7. انتقال اختیارات، مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی‌کند.

تفویض اختیار باعث افزایش بهره وری و کاهش استرس مدیران شده و به کارکنان انگیزه و اعتماد به نفس می‌بخشد.

موانع تفویض اختیار

واگذاری کارها می‌تواند یکی از آسیب‌پذیرترین کارهایی باشد که مدیران انجام می‌دهند. اما رهبرانی که نمی‌توانند تفویض اختیار کنند، اغلب بیشتر از حد نیاز کار می‌کنند و احساس ناامیدی و عدم پشتیبانی می‌کنند. موانعی که بر سر راه رهبران و مدیران جهت تفویض اختیار وجود دارد عبارتند از :

• احساس نا امنی
• عدم اطمینان به زیردستان
• ترس و نفرت از کمک گرفتن
• کمبود آموزش و راهنمایی کارمندان
• تمایل به حفظ کنترل سازمان و مدیریت خرد
• تمایل به انجام وظایف به‌صورت فردی و به تنهایی

بیشتر بخوانید :

• تفویض اختیار منابع انسانی در شرکت‌های کوچک و متوسط
• ۷ روش توسعه کسب‌و‌کار
• انواع مختلف فرصت‌آفرینان (کارآفرینان)
• تدوین و اجرای استراتژی
• فرصت آفرینان موفق و الگوی شخصیتی آن‌ها
• ۴ تا از چندین چالشهای کارآفرینان
• راهکارهای استرس شغلی
• مدیریت کارمند سمی
• ۶ روش مؤثر برای آموزش کارکنان