تفویض اختیار منابع انسانی در شرکت‌های کوچک ومتوسط

چطور بعنوان مدیر یک کسب‌‏وکار کوچک و متوسط، مسئولیت منابع انسانی را تفویض اختیار کنیم؟

تحقیقات نشان داده خیلی از شرکت‏های کوچک و متوسط امور استخدامی را تحت عنوان “کارگزینی” به افراد درون شرکت واگذار می‌کنند، در حالی که بیشترین زمان مدیران ارشد و مدیران عامل صرف موضوعات فروش و تولید می‌شود و زمان کمی برای بهبود مدیریت منابع انسانی تخصیص می‌یابد.

در نتیجه این رویکرد، بسیاری از کارکنانی که وظایف  مشاور منابع انسانی درشرکت SME  را به عهده می‌‏گیرند برای هدایت موضوعات کارکنان و حل چالش‏های آنها آمادگی لازم را ندارند.

آمار جالبی هست که نشان می‏دهد حدود ۷۰ درصد کسب‏‌وکارهای ۵ تا ۴۹ نفره مسئولیت مدیریت منابع انسانی را به کارکنانی با تجربه بسیار کم یا بدون تجربه در زمینه مسائل نیروی انسانی واگذار می‏کنند. در ۲۳ درصد مواقع، مسئولیت مدیریت نیروی انسانی در شرح شغل مسئول دفتر و در ۱۲ درصد موارد در شرح شغل اعضای واحد مالی قرار گرفته است.

• شما به عنوان صاحب کسب‌‏وکار خود چگونه‌‏اید؟
• آیا مدیر منابع انسانی دارید؟
• اگر مدیر منابع انسانی دارید آیا او مهارت‏های مدیریت منابع انسانی را دارد؟

نتایج تحقیقات نشان داده که ۲۰ درصد از زمان کاری مسئولین منابع انسانی صرف حل مسائل و چالش‏های نیروی انسانی می‏شود. زمانی که مهارت مسئولین منابع انسانی تحت بررسی قرار گرفته، مشاهده شده ۸۰ درصد آنها مهارت‏های مدیریت منابع انسانی را ندارند.

در بررسی دیگری دیده شده ۸۰ درصد این افراد آموزش مناسب و لازم را طی نکرده‌‏اند و تنها ۲۰ درصدشان توانایی مدیریت منابع انسانی بدون اشتباه را دارند.

این آمار به خودی خود می‏تواند برای مدیر یک شرکت ایجاد نگرانی کند. همین نگرانی در تحقیقات دیگری نیز یافت شده که کمتر از ۵۰ درصد صاحبان شرکت‏های کوچک و متوسط از روش مدیریت منابع انسانی در شرکت خود اطمینان دارند.

در سازمان‏هایی که کمتر از ۲۰ نفر نیرو دارند، وقتی صاحب کسب‏‌وکار مسئولیت‏های منابع انسانی را به فردی در درون سازمان تفویض اختیار می‏کند سازمان وضعیت بهتری دارد.

رهبران کسب‌‏وکار باید مسئولیت‏های منابع انسانی را در زمان درست و به دست شخص مناسبی بسپارند و رصد کنند که چطور مسئولین انتخاب شده برای موفقیت افراد در چهارچوب اهداف سازمانی مؤثر واقع می‌شوند.

چه زمانی صاحب کسب‏وکار می‏تواند مسئولیت مدیریت منابع انسانی را تفویض اختیار کند؟

هر کسب‏‌وکار از زمانی که اولین نیروی خود را استخدام می‏کند نیاز به اجرای بخشی از وظایف واحد مدیریت منابع انسانی را دارد، اما فراتر از مسائل پایه و اولیه مانند محاسبه صحیح حقوق و دستمزد و اجرای قوانین کار و بیمه، شرکت‏های کوچک باید دیدشان را از “امور اداری و کارگزینی” گسترده‌تر کنند و برای رسیدن به این هدف، دیدگاه صاحب کسب‌‏وکار بسیار کلیدی است زیرا این فرایند وابستگی بالایی به شخص او دارد.

تجربه نشان داده که زمان شروع تفویض اختیار مسئولیت منابع انسانی زمانی است که شرکت حداقل ۱۰ نفر نیرو استخدام کرده باشد. اما این موضوع به منزله یک فرمول قطعی نیست و بر اساس برآورد و تجربه شرکت‏ها بدست آمده است. اگر بخواهیم دید دقیق‏تری به این موضوع داشته باشیم زمانی صاحب کسب‏وکار می‏تواند مسئولیت منابع انسانی را تفویض اختیار کند که بتواند زمان خود را به صورت مؤثرتری به امور دیگر در سازمان اختصاص دهد.

مدیرعامل یکی از شرکت‏های موفق می‏گفت زمانی تشخیص داده که به کمک در حوزه منابع انسانی نیاز دارد که تعداد نیروی انسانی شرکت به ۱۶ نفر رسیده است. تا قبل از آن، خود مسائل حقوق و مزایا را مدیریت می‏کرد تا زمانی که متوجه شد بهتر است زمان خود را برای ایجاد پول صرف کند و زمان بیشتری برای فروش بگذارد. او به این نتیجه رسیده بود که ارزش افزوده اصلی او، ساختن پول و رفع چالشهای شرکتهای SME برای رشد و موفقیت بیشتر برای شرکت است تا صرفه‌جویی هزینه و عدم استخدام مدیر منابع انسانی.

دید این مدیرعامل همچنین ساختن یک محیط کاری متعهد و جذاب بود که اعتقاد داشت درست رفتار کردن با نیروی انسانی باعث ایجاد پول بیشتر برای کسب‏وکار می‏شود. با اینکه تفویض اختیار مسئولیت منابع انسانی برای خود او و شرکت امری ضروری و مهم بود اما کاملا حصول اطمینان می‏کرد که در این تقویض اختیار نیروی انسانی نادیده گرفته نشوند. با بررسی این مثال‏ها و نمونه‏های مشابه متوجه می‏شویم یکی از عوامل تعیین زمان تفویض اختیار، میزان تخصیص زمان مدیریت شرکت به فرایندهای دارای ارزش افزوده و سودآورتر می‏باشد.

وجود استاندارد و روش مشخص استخدام و دیگر وظایف منابع انسانی می‏تواند بهره‏وری را بسیار افزایش ‏دهد. اما چگونه؟ بر اساس تجربه چندین مدیران عامل، تهیه دفترچه راهنمای منابع انسانی به آنها بسیار کمک کرده و واضح بودن سیاست‏های منابع انسانی باعث افزایش بهره‏وری سازمان شده است. بخصوص در زمان‏های بحران که شرکتها ناچار به افزایش بهره‌وری هستند، توجه به این موارد در بخش منابع انسانی زمان قابل توجهی را صرفه‏جویی می‏کند و در نتیجه زمان به امور دارای ارزش افزوده بیشتر می‌رسد و به سودآوری بالاتر شرکت می‌انجامد.

دیگر فاکتور مهم در تفویض اختیار، سرعت زیاد امور کسب‌‏وکار و بالابودن نرخ گردش شغلی می‏باشد. وقتی تجربه مدیرعامل موفق دیگری را بررسی می‏کردیم مشخص شد شرکت بخش جدیدی را راه‌اندازی کرده و بخاطر آن تعداد نیروی انسانی باید از ۵۷ به ۶۶ نفر افزایش می‌یافت و به همین دلیل فرایندهای جذب و استخدام و شروع بکار نیروهای جدید در شرکت بسیار مهم شده بود. در ابتدا برای مدیریت این پروسه شرکت از مشاور استفاده کرد.

پس از بزرگتر شدن شرکت و رسیدن تعداد نیروی انسانی به ۷۲ نفر و ایجاد ثبات اولیه پس از طی مدت زمان شش ماه، شرکت اقدام به جذب متخصص منابع انسانی تمام وقت نمود زیرا سرعت اجرای فرایندهای منابع انسانی در این شرایط برای شرکت اهمیت بیشتری یافته بود و قراردادن افراد در پست‏ها و آموزش سریع‏تر آنها برای اجرای باکیفیت شغل مهم شده بود.

در مجموع یک صاحب کسب‏‌وکار باید توجه ویژه‏ای به زمان تفویض اختیار مسئولیت مدیریت منابع انسانی به یک شخص متخصص داشته باشد. رعایت اصول مدیریت منابع انسانی در شرکت‌های کوچک و متوسط SME موجب می‌شود که در رویه تفویض اختیار صحیح، سازمان سریع‏تر و موثرتر به اهدافش برسد و تفویض اختیار اشتباه باعث ایجاد خطرات و چالش‌های فراوانی برای سازمان شود.

پیشنهاد مطالعه : ۴ اصل مدیریت منابع انسانی در شرکت‌های کوچک و متوسط SME