سرفصل‌های مهم صفر تا صد ارتباطات
اگر به دنبال یادگیری صفر تا صد ارتباطات هستید، از اینجا شروع کنید:
- مفهوم و اهمیت ارتباط
- انواع ارتباطات
- فرایند ارتباطات
- موانع برقراری ارتباط موثر
- تکنیک‌ها و مهارتهای ارتباط مؤثر و مدیریت انتقال پیام به مخاطب
مفهوم و اهمیت ارتباط
اولین گام برای یادگیری صفر تا صد ارتباطات آشنایی با مفهوم واژه ارتباط است. یادگیری معنای این کلید واژه به شما کمک می‌کند که عملکرد خود را با مهارتهای فردی و اجتماعی مورد نیاز منطبق سازید.
ارتباط به معنای آن است که بتوانید مفاهیم و نقطه نظرات خود را به درستی به دیگران انتقال دهید. از سوی دیگر باید قدرت درک بازخورد و ایده‌های طرف مقابل را در وجود خود تقویت نمایید. به این ترتیب ارتباط دو طرفه شکل خواهد گرفت که نتیجه مطلوب شما را به دنبال خواهد داشت.
اولین هدف از ارتباطات در سازمان، رسیدن به هماهنگی است. بدون ارتباطات، سازمان مجموعه‌ای از کارمندانی است که به طور مجزا روی فعالیت‌های مستقل و برای رسیدن به اهداف شخصی، کار می‌کنند.
هدف دیگر ارتباطات به اشتراک گذاردن اطلاعات، تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری، و بیان ادراکات و احساسات (Emotions) است. مدیران باید با افرادِ بالادست، زیردست و هم‌سطح خود در سلسله مراتب سازمانی ارتباط داشته باشند. ارتباطات یک مدیر با زیردستانش بسیار مهم است، زیرا باید در جوانب مختلف کار از قبیل طراحی ارزیابی عملکرد پرسنل، انگیزش، آموزش و تعیین وظایف، ارتباطات صحیحی برقرار نماید.
انواع ارتباطات
در نگاه اول به نظر می‌رسد که همه افراد قدرت ارتباط گرفتن با دیگران را داشته باشند، مگر نه؟ بهرحال همه ما به نحوی با دیگران صحبت می‌کنیم، پیاممان را انتقال می‌دهیم و کارمان را پیش می‌بریم.
اما زمانی که با صفر تا صد ارتباطات آشنا می‌شویم یکبار دیگر باید مهارتهای خود را مورد بازبینی قرار می‌دهیم. واقعیت آن است که ارتباط یک نوع مهارت فردی است که نیازمند یافتن الگوی درست، تکرار و تمرین می‌باشد. زمانی می‌توانید به داشتن ارتباط موثر امیدوار باشید که خود را مدام در بوته آزمایش قرار دهید و دانسته‌های خود را به صورت عملی به اجرا درآورید.
ارتباط در قالب‌های مختلف شکل می‌گیرد:
- ارتباط کلامی و ایجاد گفتگو (شفاهی)
- برقراری ارتباط از طریق نوشتن (مکتوب)
- ارتباط گیری با حالت چهره و زبان بدن (غیر کلامی)
- ارتباط از راه دور و به کمک تصویر و ویدئو (مجازی)
ما بصورت روزانه از انواع این روشهای ارتباطی استفاده می‌کنیم. در یک تحقیق میزان صرف زمان مدیران در روشهای مختلف ارتباطی به این شکل دسته‌بندی شده است:
فرایند ارتباطات
آیا تا کنون شنیده‌اید که فردی بگوید «اما، این منظور من نبود»؟ یا تا کنون دستوری از مدیر خود دریافت کرده‌اید که در نگاه اول روشن و واضح به نظر برسد ولی در ادامه، در تفسیر و درک آن دچار مشکل شده باشید؟
ارتباطات فرآیند پیچیده‌ای است که در آن یک فرستنده (Sender) و یک گیرنده (Receiver) وجود دارد. فرستنده هر شخصی است که بخواهد موضوعی را منتقل نماید. گیرنده شخصی است که اطلاعات برای او ارسال شده است. فرستنده مفهومی که در ذهن دارد را با انتخاب علامت‌هایی، برای بیان یا نوشتن آن پیام، کُدگذاری (Encode) می‌نماید. این علایم ممکن است کلمات، اعداد، تصاویر، صداها، اشاره‌های فیزیکی و یا حرکات باشند. پیام از طریق کانال ارتباطی (Communication Channel) که می‌تواند به صورت یک تماس تلفنی، یک گزارش رسمی و یا یک ملاقات رو در رو باشد، برای گیرنده ارسال می‌شود.
گیرنده علائم را رمزگشایی (Decode) نموده تا مفاهیمِ پیام را تفسیر و ترجمه نماید. مفهومی که گیرنده به علائم اختصاص می‌دهد ممکن است با مفهومی که مدِ نظر فرستنده بوده است، یکسان و یا متفاوت باشد. اگر مفاهیم متفاوت باشد، درک اشتباهی از پیام رخ خواهد داد. گدگذاری و رمزگشایی، منابع بالقوه‌ای برای بروز اشتباه در ارتباطات می‌باشند، زیرا که طرز رفتارها، پیش‌زمینه‌ها و دانش فرد می‌توانند مانند فیلتری عمل کنند و منجر به بروز اختلالاتی در حین ترجمه مفاهیم به علائم و بالعکس گردند. اختلال (Noise) عبارتست از هر گونه آشفتگی در فرآیند ارتباطات که آن را از مسیر اصلی خود منحرف نماید.
موانع در دامنه صفر تا صد ارتباطات
همانطور که گفته شد دانستن صفر تا صد ارتباطات کافی نیست. در فرایند ارتباطات، موانع مختلفی از سمت ما، محیط یا طرف مقابل ایجاد می‌شود که رمزگشایی و انتقال پیام را دچار اختلال می‌کند. برای ارتباطات موفق باید این موانع را بشناسیم و برطرف کنیم. از جمله موانع ارتباط عبارتند از:
- عدم تمرکز: مشغولیت همزمان با چند موضوع مانند بررسی اوراق، تلفن همراه، لپ تاپ، داشتن درگیری‌های فکری، یا قرارگیری در محیطی شلوغ و پر تردد، از ارتباط موثر جلوگیری می‌کند.
- عدم کنترل احساس: ناتوانی در غلبه به احساسات و نشان دادن خشم و هیجان رشته ارتباط را به سرعت پاره خواهد کرد. بخصوص اگر دچار اضطراب و استرس شده باشیم پیامی که منتقل می‌کنیم حس عدم اعتماد را به طرف مقابل القا می‌نماید.
- کانال ارتباطی اشتباه: هر نوع پیام احتیاج به یک نوع کانال ارتباطی دارد. اگر یک موضوع بسیار حساس را بصورت پیام مکتوب ارسال کنیم، از آنجا که لحن ما قابل انتقال نیست، خواننده ممکن است دچار سوتفاهم شود. موضوعات حساس و حیاتی را باید ترجیحاً بصورت شفاهی و موضوعات ساده یا رسمی‌تر را بصورت مکتوب ارسال کنیم.
- نداشتن زبان بدن صحیح: ناهماهنگی زبان بدن و نشان دادن حالات منفی می‌تواند بازخورد منفی در شروع گفتگو داشته باشد.
- تفاوت فرهنگی: حتی وقتی همه به یک زبان صحبت می‌کنیم، واژه‌های چند معنی باعث می‌شوند هر شخصی به نوعی آنها را تفسیر کند، و امان از زمانی که یک نفر مفاهیم دریافت شده را حمل بر تهاجم یا بی ادبی بداند و فاز ارتباطات، به بیراهه کشیده شود.
- حجم بسیار زیاد اطلاعات: وقتی اطلاعاتی که دریافت کرده‌ایم یا قصد داریم به طرف مقابل منتقل کنیم خیلی زیاد است، همه اطلاعات به درستی منتقل و تفسیر نمی‌شود و این موضوع مانع درک صحیح پیام می‌گردد.
- فیلتر کردن: گاهی به دلائل مختلف مثلاً ملاحظات فرهنگی یا تفاوت سمت ما و سمت مقابل، بخشی از اطلاعات فیلتر می‌شود. این اطلاعات فیلتر شده مثل جای خالی دندان می‌ماند! که تفسیر پیام را برای طرف مقابل دشوار کرده و در نتیجه فضای سوتفاهم را باز می‌کند.
تکنیک‌ها و مهارتهای ارتباط موثر
برای وارد شدن به حوزه صفر تا صد ارتباطات، تکنیک‌های زیر را باید به کار ببندید:
۱- خود را علاقمند به گفتگو نشان دهید. با داشتن لبخند حقیقی مخاطب خود را به گفتگو دعوت کنید. داشتن چهره گشاده افراد را ترغیب می‌کند که به سراغ شما آمده و با شما صحبت کنند و آماده شنیدن نقطه نظرات شما باشند.
۲- مطالعه خود را افزایش دهید. به کمک مطالعه دایره واژگان خود را بالا ببرید. دانستن کلمات بیشتر به شما کمک می‌کند که راحتتر و سریع‌تر منظور خود را انتقال دهید. ضمن آنکه اطلاعات خود را هم گسترش داده‌اید و با آگاهی بیشتری وارد گفتگو می‌شوید.
۳- الگوبرداری درست داشته باشید. سخنرانی افراد مهم را مورد بررسی قرار دهید. به نحوه آغاز و پایان دادن کلام توجه کنید. الگوبرداری درست می‌تواند صفر تا صد ارتباطات را برای شما روشن کند.
۴- از طرف مقابل درک عمیق داشته باشید. اطلاعات هر چند کوچک را از طرف گفتگو به دست آورید و در خلال گفتگو از آن استفاده نمایید.
۵- گوش دهید. گوش کردن فعالانه مخاطب را جذب خواهد کرد. در حین گفتگو مستقیم به چشمان مخاطب خود نگاه کنید و با تایید نشان دهید که به صحبت‌های او گوش فرا می‌دهید.
صفر تا صد ارتباطات
- بپرسید اما آماده جواب نباشید. با پرسیدن سوالاتی که پاسخ تک کلمه‌ای ندارند باعث می‌شوید که طرف گفتگو وارد جزییات شود و اطلاعات لازم را در اختیار شما قرار دهد. از سوی دیگر فقط برای جواب دادن خود را آماده نکنید. تلاش برای حاضر جواب بودن موجب می‌شود توجه شما به مخاطب مصنوعی جلوه کند و تنها در ذهن خود در حال پیدا کردن جواب باشید.
- همدلی داشته باشید. خود را به جای طرف مقابل بگذارید. احساسات او را درک کنید. گروه سنی مخاطب خود را بشناسید و متناسب با نیاز وی صحبت کنید.
- جایگاه سکوت را بشناسید. سکوت به موقع موجب می‌شود که نکته‌های خوبی را در خلال گفتگو به دست آورید و ارتباط موثری داشته باشید.
- در دامنه صفر و صد ارتباطات از شوخی غافل نشوید. شوخ طبعی کمک می‌کند که فضا را تلطیف کنید و آنچه که در حالت جدی قابل بیان نیست به آسانی به زبان بیاورید. دقت کنید که شوخی به سمت مسخرگی سوق داده نشود که اثر عکس خواهد داشت.
- احساسات خود را بشناسید. شناخت اینکه در چه زمانی دچار خشم، غم، ترس یا شادی هستید باعث می‌شود مخاطب عکس العمل درستی در برابر شما داشته باشد.
تکنیک‌های شنیدن مؤثر
ارتباطات صحیح بدون شنیدن مؤثر هیچوقت اتفاق نمی‌افتد. وقتی فکرمان درگیر افکار خودمان است، یا دائم داریم فکر می‌کنیم چی به مخاطب جواب بدهیم یا بعد از قطع صحبتش چی بگوییم، یک ارتباط واقعی شکل نخواهد گرفت. به همین دلیل مهارت شنیدن مؤثر یکی از مهمترین مهارت‌هایی است که در صفر تا صد ارتباطات باید فرا بگیریم.
برای تقویت مهارت شنیدن مؤثر باید:
- به محتوی گوش دهید، نه کسی که پیام را ارسال می‌کند. از سبک خاصِ صحبت کردن یک فرد، متأثر نشوید.
- از سرعت فکر برای بازبینی نکاتی که گوینده بیان می‌کند استفاده کنید. یک فرد به طور متوسط بین ۱۰۰ تا ۲۰۰ کلمه در دقیقه صحبت می‌کند، یک شنونده به طور متوسط می‌تواند ۴۰۰ کلمه را در دقیقه پردازش کند.
- صحبت نکنید. هنگامی که صحبت می‌کنید، نمی‌توانید بشنوید.
- خود را علاقه‌مند نشان دهید. برای فهمیدن گوش دهید، نه برای مخالفت.
- سعی کنید خود را در جای طرف مقابل بگذارید و نظرات و دلیل رفتار آنها را درک کنید.
- مزاحمت‌ها را کاهش دهید. آیا وقتی در بسته است، سر و صدای کمتری نمی‌آید؟ کاغذها را ورق نزنید، صدای اضافه ایجاد نکنید.
- نسبت به نظرات خود منعطف باشید. سعی کنید طرف مقابل را درک کنید.
- بحث طرف مقابل را نقد نکنید و با آن مخالفت نکنید. انتقاد و مخالفت، گوینده را در وضعیت دفاعی قرار می‌دهد. حتی اگر شما برنده بحث باشید، در نهایت بازنده‌اید.
- سؤال کنید. این منجر به دلگرمیِ گوینده می‌شود و نشان می‌دهد که شما به صحبت‌های او گوش داده‌اید. سؤالات، همچنین باعث بسط و گسترش بیشتر مطلب مورد بحث می‌شوند. سؤالات باید تحلیلی و برای درک بهتر دلایل شخص مقابل باشند.
حوزه ارتباطات بسیار گسترده است. شما با استفاده از صفر تا صد ارتباطات می‌توانید در جمع خانواده و دوستان، محیط‌های کاری، تحصیلی و اجتماع روابط موثری داشته باشید و به این ترتیب موفقیت‌های بیشتری کسب کنید. تنور ارتباطاتتان همیشه داغ باد!
