مفاهیم ارزیابی عملکرد

یکی از دلایل اصلی نیاز به طراحی سیستم ارزیابی عملکرد این است که کارکنان می‌خواهند بدانند چه کاری را باید انجام دهند و شرکت از آنان چه انتظاری دارد. برای کارکنان مهم است که بدانند استانداردهای عملکرد در جهت رسیدن به اهداف سازمانی چیست و باید چه مواردی را برای رسیدن به اهداف انجام دهند. طی فرایند ارزیابی عملکرد، شرکت برای کارکنان واضح می‌سازد که آنان کارها را چگونه انجام می‌دهند، چه نوع عملکردی دارند و به کارکنان خود مشورت‌هایی برای بهتر انجام دادن کار در مراتب بعدی ارائه می‌کند.

اجزای سیستم مدیریت عملکرد نیروی انسانی:

برای طراحی سیستم ارزیابی عملکرد صحیح و پیاده‌سازی آن، می‌بایست اجزای آن را رعایت کرد. اجزای اصلی سیستم مدیریت عملکرد حرفه‌ای به شرح زیر می‌باشد:

1. تعیین احتیاجات و نیازهای کسب و کار، مخصوصاً اهداف استراتژیک سازمانی
2. ارتباط دادن ارزیابی عملکرد با برنامه‌ریزی سازمانی
3. تجزیه و تحلیل شغل برای شناسایی مسئولیت‌ها و وظایف شغلی در معیارهایی که نیاز به توسعه دارند.
4. انتخاب یک روش ارزیابی عملکرد صحیح و مناسب برای ارزیابی خروجی‌ها و رفتارهای شغلی
5. ایجاد یک فرآیند برای هدایت کردن انتظارات شغلی کارکنان پیش از دوره ارزیابی
6. ایجاد یک سیستم بازخورد مثبت و مؤثر مربوط به عملکرد
7. ارزیابی اینکه سیستم ارزیابی عملکرد در ارتباط با اهداف تعیین شده با چه کیفیتی در حال اجراست

انواع معیارهای عملکرد

برای اینکه بتوان سیستم مدیریت عملکرد را در شرکت اجرا نمود در ابتدا باید تعیین کرد که چه چیزی باید ارزیابی گردد. برای اینکه بتوانیم به این سؤال پاسخ دهیم، مهم است که انواع معیارهای عملکرد را بشناسیم:

1. معیارهای عملکرد مبتنی بر ویژگی‌ها و خصایص:

• تمرکز این معیارها بر روی ویژگی‌های شخصی یک کارمند هست، فاکتورهایی مانند وفاداری، قابلیت اطمینان، توانایی ارتباطات، مهارت رهبری و …
• معیارهای عملکرد مبتنی بر ویژگی‌ها و خصایص، بررسی می‌کنند که شخص چگونه هست و موفقیت‌ها و شکست‌های شغلی فرد مورد بررسی قرار نمی‌دهد.

با توجه به اینکه بر مبنای مسائل حقوقی و نیز امکان سنجش عملکرد شغلی افراد، سیستم ارزیابی عملکرد باید مستقیماً به شغل مرتبط باشد، معیارهای مبتنی بر ویژگی‌ها به تنهایی معیارهای مناسبی برای ارزیابی عملکرد نیستند.

2. معیارهای عملکرد مبتنی بر رفتار:

• در معیارهای عملکرد مبتنی بر رفتار اینکه کار چگونه انجام گرفته مهم است.
• این معیارها مخصوصاً در شغل‌هایی که ارتباط میان فردی در آن اهمیت بالایی دارد مهم هستند.
• معیارهای عملکرد رفتاری برای شغل‌هایی که در آنها عملکرد مؤثر حاصل رفتارهای متنوع است مناسب نیستند.
• معیارهای عملکرد رفتاری در مواقعی که توسعه کارکنان از اولویت بالاتری برخوردار است مفید هستند.

3. معیارهای عملکرد مبتنی بر خروجی:

• معیارهای عملکرد مبتنی بر خروجی تأکید بسیار زیادی بر بهره‌وری و رقابت دارند و دارای مؤثرترین نتایج برای ارزیابی هستند.
• این معیارها بر موفقیت‌هایی که بدست آمده تمرکز دارند و نه بر اینکه چگونه آن موفقیت ایجاد شده است.
• معیارهای عملکرد مبتنی بر خروجی وقتی مناسب‌ هستند که برای سازمان شیوه دستیابی به نتایج مهم نیست، اینگونه معیارها برای هر شغلی نمی‌تواند مناسب باشد.

تعیین زمان و دوره ارزیابی عملکرد:

پس از شناخت انواع معیارهای عملکرد، باید بدانیم چه زمانی باید ارزیابی اجرا گردد. بدین منظور نکات زیر برای تعیین زمان و طول دوره ارزیابی موردنظر می‌باشد:

• بیشتر سازمان‌ها به دوره‌های بازبینی عملکرد رسمی در 6 ماه تا یکسال نیاز دارند.
• به دلایل مختلفی، عملکرد بعضی شغل‌ها باید بارها بیشتر یا کمتر ارزیابی شود.
• اگر قبل از اندازه‌گیری منطقی، عملکرد را ارزیابی کنیم احتمال بروز اشتباه در ارزیابی عملکرد وجود دارد.
• اگر دوره زمانی ارزیابی عملکرد خیلی طولانی باشد، ممکن است انگیزه و عملکرد به طور قابل توجهی زیان ببیند و نیروی انسانی نخواهد دانست چه نیازهایی برای بهبود عملکرد باید انجام دهد، مگر زمانی که خیلی دیر شده است.
• دوره ارزیابی عملکرد به هدف ارزیابی عملکرد نیز بستگی دارد.
• تمرکز باید بر روی عملکرد جاری نیروی انسانی در طول یک دوره عملکرد خاص و جاری باشد.

تعیین افراد ارزیابی کننده:

پس از شناخت معیارها و انتخاب معیار متناسب با شغل و تعیین دوره ارزیابی عملکرد، تعیین اینکه چه کسی باید ارزیابی عملکرد را انجام دهد مهم می‌باشد. نکات زیر برای تعیین اینکه چه کسی باید ارزیابی عملکرد را اجرا کند قابل بررسی است:

• تعیین اینکه چه کسی باید ارزیابی عملکرد را اجرا کند به میزان و نوع ارتباط بین ارزیاب و شخص ارزبابی شونده بستگی دارد.
• شکلی که اعضای تیم، مشتریان و زیردستان رفتار را می‌بینند متفاوت از شیوه‌ای است که توسط سرپرستان دیده می‌شود. مثلاً مشتری بیشتر علاقه دارد رفتار را مشاهده کند در حالی که سرپرست نتایج و عملکرد فروش را بررسی می‌نماید.
• نکته مهم این است که هیچ کسی – حتی خود نیروی انسانی – اطلاعات کامل را در اختیار ندارد. نیروی انسانی ممکن است بداند چه کاری کرده است اما از نتیجه رفتارش آگاه نباشد. به همین دلیل، بهتر است ارزیاب‌های متعدد را در فرآیند ارزیابی دخیل کرد.

ارزیابی توسط سرپرستان:

• فرض بر این است که سرپرست کار و عملکرد نیروی زیرمجموعه را بهتر از هر فرد دیگری می‌داند.

ارزیابی توسط سرپرست اشکالاتی دارد:

1. چون سرپرست قدرت پاداش و تنبیه دارد، ممکن است نیروی زیرمجموعه احساس تهدید کنند.
2. ارزیابی اغلب یک فرآیند یکطرفه می‌شود که باعث می‌گردد نیروی زیرمجموعه حالت تدافعی پیدا کند.
3. سرپرست ممکن است مهارت‌های میان فردی لازم برای ارائه فیدبک درست و خوب را نداشته باشد.
4. سرپرست در صورت تنبیه‌ نیروهای زیرمجموعه، ممکن است آنها را بی علاقه و بی تعهد کند.

به همین دلیل، سازمان‌ها اغلب افراد دیگری را دعوت می‌کنند تا در این فرآیند سهیم شوند. دعوت افراد بیرونی آگاه قابلیت اطمینان و عدالت را افزایش می‌دهد. همچنین باعث افزایش کیفیت و سلامت رابطه بین سرپرست و نیروی زیرمجموعه می‌گردد.

خودارزیابی/ ارزیابی از خود:

• به معنی ارزیابی از طریق مشارکت خود نیروی انسانی در تعیین اهداف است.
• مشارکت نیروی انسانی می‌تواند به روشن شدن نقش نیروی انسانی کمک کند و تضادهای نقش را کاهش دهد.
• خودارزیابی ممکن است در شرکت‌های کوچک و برخی فضاها مفید باشد اما لزوماً در همه فرهنگ‌ها کار نمی‌کند.

نیروی انسانی می‌تواند برای خود ارزیابی این سوالات را از خود بپرسد:

1. قوی‌ترین عنصر کار من چیست؟
2. ضعیف‌ترین عنصر کار من چیست؟
3. چرا من بالاترین نمره را در این شاخص‌ها نگرفته‌ام؟
4. چه مهارت‌ها و آموزش‌هایی برای رسیدن به اهدافم نیاز دارم؟

در این مقاله مبانی طراحی سیستم ارزیابی عملکرد مورد بررسی قرار گرفت. در مقالات بعدی به شیوه‌های پیاده‌سازی سیستم ارزیابی عملکرد خواهیم پرداخت.