آشنایی با اصول تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط

تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط دارای اهمیت زیادی است، زیرا تنوع کارها و نیاز به سرعت عمل در چنین کسب‌وکارهایی بالاست، بنابراین باید با سرعت بالایی به تصمیم‌گیری بپردازند. درست است که ساختارهای بلند سازمانی و بروکراسی تصمیم‌گیری را مشکل می‌کند. اما تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط که فاقد زیرساخت و تقسیم وظایف واضح است، بدون چالش نخواهد بود. بنابراین شرکت کوچک و متوسط باید یاد بگیرد تا از مزیت چابکی خود نفع ببرد و در انجام فعالیت‌های روزمره و سرعت عملش از تفویض اختیار بهره بگیرد.

تفویض اختیار به چه معنایی است؟

تفویض اختیار (Delegate Authority) عبارت از واگذاری وظیفه، اختیار یا مسئولیت تصمیم‌گیری به فرد دیگری است. به‌طور معمول یک مدیر و کارمند ارشد به زیردستان اختیاراتی را تفویض می‌کند تا سرعت تصمیم‌گیری درباره موضوعات مختلف افزایش یابد. رهبران مؤثر باید با هنر تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط آشنا شوند. واگذاری اختیارات به دیگران، وظایف جزئی را از دوش مدیر برداشته و به او فرصت کافی برای تمرکز بر روی موضوعات کلیدی را می‌دهد.

تفویض کردن در واقع یک فرایند سازمانی است که مدیران از آن برای تقسیم کار بین تمامی اعضای شرکت استفاده می‌کنند. واگذاری مسئولیت تصمیم‌گیری درباره موضوعات مختلف به کارکنان حس بهتری می‌دهد و آن‌ها مطمئن می‌شوند که در کسب‌وکار نقش محوری دارند و شغلشان معنادار است.

عناصر کلیدی تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط

هر تفویض اختیار از سه عنصر کلیدی تشکیل می‌شود:

۱- اختیار (Authority)

در چارچوب استانداردها و قوانین شرکت‌های SME، هر فردی اختیار دارد تا برای استفاده بهینه از منابع تصمیماتی بگیرد. اختیار به معنی داشتن آزادی برای تصمیم‌گیری در چارچوبی مشخص می‌باشد. این تصمیم‌گیری در شرکت‌های کوچک و متوسط توسط افراد، باید برای دستیابی به اهداف سازمانی باشد. انتقال قدرت با تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط اتفاق می‌افتد و باعث تقویت ارتباط بین مدیران و کارکنان می‌شود.

۲- مسئولیت‌پذیری (Responsibility)

دومین اصل در تفویض اختیار، مشخص کردن مسئولیت افراد در قبال تصمیمات است. تا زمانی که کارکنان اختیار نداشته نداشته باشند، مسئولیتی را در برابر اتفاقات و مسائل نمی‌پذیرند. عدم تفویض اختیار موجب افزایش نارضایتی کارکنان، درگیری و ناامیدی در سازمان می‌شود.

۳- پاسخگو بودن (Accountability)
برخلاف اختیار و مسئولیت، پاسخگویی قابل تفویض نیست؛ بلکه در خود ذات اعطای مسئولیت است. هر کسی که برای انجام وظیفه‌ای تصمیم می‌گیرد و در قبال تلاش‌های خود مسئول می‌شود؛ باید در مقابل نتیجه کار نیز پاسخگو باشد. واقعیت این است که ما هرگز نمی‌توانیم دیگران را برای کاری که به آنها تفویض کرده‌ایم پاسخگو بدانیم؛ بلکه پاسخگویی بر عهده شخص مدیر است. اوست که باید اطمینان حاصل کند به شخص مناسب و به روش مناسب تفویض اختیار صورت گرفته باشد تا نتیجه دلخواه حاصل آید.

روش درست تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط چیست؟

تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط، موضوع مهمی است که بر روی نوآوری و خلاقیت تیم‌های کاری تاثیر می‌گذارد. مدیر شرکت کوچک و متوسط در هر واگذاری اختیار باید به ۴ مرحله‌ای کلیدی زیر توجه کند:

۱٫ تعیین وظایف زیر‌دستان: مدیر یا سرپرست باید فعالیت‌های دقیقی برای انجام توسط زیردستان را مشخص کنند. هر چه این وظایف دقیقتر باشد شانس موفقیت تفویض اختیار افزایش می‌یابد و بالعکس تعریف کار گنگ، بدون زمان و بدون شاخص (به عبارتی غیر smart) نتیجه موفقی در پی نخواهد داشت؛

۲٫ انتقال اختیار: مرحله دوم برای تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط، زمانی شروع می‌شود که تفویض‌کننده میزان اختیارات زیردستان را تعیین می‌کند. کارکنان در چه مسائلی حق تصمیم‌گیری و اقدام دارند؟ و چه مسائلی هست که حتماً باید با مدیر چک کنند؟ واگذاری اختیار باید به‌صورت شفاف به زیردستان اطلاع‌رسانی شود؛

۳٫ پذیرش تکلیف: تفویض اختیار یک رابطه دو طرفه است. همانطور که مدیر اختیاری را به زیردستان خود واگذار می‌کند، زیردستان نیز باید تکلیف را پذیرش کنند تا نسبت به آن مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی داشته باشند؛

۴٫ مسئولیت‌پذیری: تفویض اختیار زمانی به پایان می‌رسد که تعهدی برای زیردستان ایجاد شود. این تعهد به لحاظ عملکردی باید قابل سنجش باشد و بر پایه میزان مسئولیت و اختیارات محول‌شده باشد.

در شرکت کوچک و متوسط تفویض اختیار چطور صورت می‌گیرد؟

کسب‌وکارهای کوچک و متوسط تعداد محدودی کارمند دارند که در تیم‌های کاری مختلف فعالیت می‌کنند و اکثر آنها چندکاره multi-task هستند. همه در شرکت کوچک و متوسط در تلاشند تا به بهترین شکل وظایف و کارهایی که با برنامه یا بی برنامه پیش می‌آید را جلو ببرند. در این شرکتها تقسیم وظیفه و ساختار سازمانی بصورت مدون وجود ندارد. معمولاً بجای سیستم ارزیابی عملکرد، نظرات شخصی مدیر-مالک ملاک تعیین‌کننده ارزش افراد است. دیدگاههای شخصی بسیار پررنگ هستند و به جایگاهی که فرد در شرکت بدست می‌آورد اثر می‌گذارند. به همین دلیل تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط باید با دقت کافی صورت پذیرد:

۱- تفویض اختیار در سطح دپارتمان

مدیران شرکت‌های SME برای اینکه تمرکز کافی بر روی موضوعات حیاتی داشته باشند، می‌توانند مسئولیت یک دپارتمان را به سرپرست واگذار کنند و با نظارت بر نتایج، عملکرد دپارتمان را بسنجند. معمولاً مدیران شرکتهای کوچک و متوسط مسئولیت‌های کلیدی مثل مدیریت فروش یا مدیریت مالی را خود در دست می‌گیرند، اما بهرحال برای توسعه باید برای فرایندهای کلیدی افرادی را تربیت کنند و توسعه دهند تا مسئولیت‌های مهمتری را به آنها بسپارند.

۲- تفویض اختیار پروژه‌ها در شرکت کوچک و متوسط

کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به‌خصوص استارتاپ‌ها در طول فعالیت‌شان با پروژه‌های مختلفی درگیر هستند. انجام موفق این پروژه‌ها منجر به رشد شرکت خواهد شد. مدیران در برخی از مواقع به واگذاری اختیارات در سطح پروژه‌ها می‌پردازند. برخی از کارمندان در پروژه خاصی که قرار می‌گیرند برحسب وظایف، مسئولیت‌هایی هم خواهند داشت که باید اختیار بیشتری برای تعهد و پاسخگویی داشته باشند.

۳- تفویض اختیار در تصمیم‌گیری

کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در بسیاری از مواقع برای استفاده از فرصت‌ها نیاز به تصمیم‌گیری‌های سریعی دارند. به همین دلیل مدیران با واگذاری اختیار تصمیم‌گیری درباره برخی از موضوعات به زیردستان، فرصت کافی برای اجرای ایده‌های نوآورانه را به آن‌ها می‌دهند.

۴- تفویض اختیار در زمینه فرایندها
برای اینکه شرکت‌های کوچک و متوسط امکان حضور در بین رقبا را داشته باشند باید بهره‌وری خود را ارتقا دهند. تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط در بسیاری از مواقع برای اصلاح فرآیندهای کاری و بهبود عملکرد صورت می‌پذیرد.

۵- واگذاری اختیار در انتخاب شیوه‌های تحقیق و توسعه

واحدهای تحقیق و توسعه (R&D) نقش ویژه‌ای در رشد شرکت‌ها دارند. مدیران ارشد با تفویض اختیار به این واحدها، امکان فعالیت در حوزه‌های مختلف را به آن‌ها می‌دهند. اختیار داشتن در واحد تحقیق و توسعه موجب گسترش فعالیت‌های توسعه‌ای می‌شود که نقش کلیدی در رشد آینده کسب‌وکار دارد.

مشکلات و موانع تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط چیست؟

هرچند که تمامی مدیران معتقدند که تفویض اختیار عملکرد کسب‌وکار را بهبود می‌دهد و باعث رشد و توسعه می‌شود، اما مشکلاتی وجود دارد که مانع از اجرای درست واگذاری اختیارات می‌شود. چالش‌ها و موانع تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط عبارتند از:

• زمان: کمبود زمان متداول‌ترین مانع برای عدم تفویض اختیار است. بسیاری از مدیران معتقدند که تفویض، زمان زیادی را از آنان می‌گیرد، زیرا به نظارت بیشتری برای کنترل اجرای مسئولیت‌ها نیاز خواهند داشت؛

• دلبستگی عاطفی: تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط همیشه ساده نیست. برخی از مدیران یا سرپرستان به لحاظ احساسی بر روی فعالیتی سرمایه‌گذاری می‌کنند. به همین دلیل حاضر به واگذاری آن به فرد دیگری نیستند. آن‌ها تصور می‌کنند که بهترین فرد برای انجام فعالیتی هستند و دیگران نمی‌توانند آن کار را درست انجام دهند؛

• احساس گناه: زمانی که مسئولیت کاری برعهده دیگران قرار داده می‌شود برای مدیر یا کارمند احساس گناه ایجاد می‌کند. مخصوصا در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که چند وظیفه‌گی به‌شدت مشاهده می‌شود، قراردادن وظیفه جدید باعث افزایش کار و مسئولیت در کارکنان می‌شود که حس گناه را شدت می‌بخشد؛

• عدم اعتماد و ترس از شکست: اعتماد نقش مهمی در عدم تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط دارد. افزایش احتمال شکست با تفویض اختیار، ممکن است آسیب‌های جدی به کسب‌وکار وارد کند. به همین دلیل مدیران ترجیح می‌دهند به‌سادگی اختیارات را واگذار نکنند؛

• کاهش قدرت: در بسیاری از مواقع واگذاری اختیارات باعث کاهش یا تقسیم قدرت کارمند ارشد می‌شود. واگذاری اختیار تصمیم‌گیری دلهره‌آور است؛

• پاداش: تفویض اختیار به معنای بهبود جایگاه شغلی افراد و افزایش وظایف آنان است. از همین‌رو آن‌ها انتظار پاداش و حقوق بیشتری دارند. موضوعی که مانعی برای تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط محسوب می‌شود چرا که منابع محدودی دارند.

راهکارهای تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط چیست؟

برای افزایش شانس موفقیت تفویض اختیار در شرکت‌های SME به ۷ گام کلیدی زیر باید توجه کرد:

۱٫ آمادگی برای تفویض اختیار توسط مدیران و کارکنان؛
۲٫ مشخص کردن دقیق وظایف؛
۳٫ رسیدن به درک مشترک با کارکنان یا زیردستان برای تفویض اختیار؛
۴٫ تضمین موفقیت با استفاده از شیوه‌های صحیح هدفگذاری نظیر SMART؛
۵٫ ایجاد تعهدات مشخص؛
۶٫ اطمینان از مسئولیت‌پذیری؛
۷٫ ایجاد انگیزه برای موفقیت.

سخن پایانی

تفویض اختیار در شرکت کوچک و متوسط از اهمیت زیادی برخوردار است، زیرا به مدیران امکان تمرکز بیشتر بر وظایف کلیدی را می‌دهد و تنها راه توسعه شرکت است. همچنین کارکنان با پذیرش مسئولیت‌های جدید، انگیزه بیشتری خواهند داشت و احساس رضایت خواهند کرد. علاوه‌بر این، نوآوری در اجرای ایده‌های جدید از نتایج مثبت واگذاری مسئولیت‌ها در یک کسب‌وکار کوچک و متوسط می‌باشد.

بنابراین مدیر شرکت کوچک و متوسط باید بر موانعی که نام بردیم غلبه کرده، بر مزیت‌های ناشی از تفویض اختیار متمرکز شود. درست است که نمی‌توان به هیچ کسی اعتماد کرد اما حصول اطمینان، آموزش، کوچینگ و نظام‌های انگیزشی در کنار هم می‌توانند به کمک بیایند، تا هم افراد فرصت توسعه را در شرکت کوچک و متوسط پیدا کنند و هم خود کسب و کار از منافع تفویض اختیار بهره‌مند شود.

بیشتر بخوانید :

• ۴ اصل مدیریت منابع انسانی در شرکت‌های کوچک و متوسط SME
• بازاریابی در شرکتهای کوچک و متوسط SME
• تفویض اختیار منابع انسانی در شرکت‌های کوچک ومتوسط
• برندسازی SME: چطور در صنایع کوچک برندسازی کنیم
• نکات مهم در بازاریابی شرکت کوچک و متوسط
• ویژگی شرکت‌های کوچک و متوسط SME
• مشاور منابع انسانی درشرکت SME 
• چالشهای شرکتهای SME برای رشد و موفقیت
• مشاوره کسب و کار برای مدیرSME
• همه چیز درباره شرکت کوچک و متوسط
• آشنایی با راز موفقیت شرکت کوچک و متوسط
• آشنایی با نحوه تصمیم گیری در شرکت کوچک و متوسط
• آشنایی با مشاوره در شرکت کوچک و متوسط
• توسعه کسب و کار در شرکت کوچک و متوسط