برنامه استراتژیک و تفکر سیستمی

خلاصه دوره برنامه‌ریزی استراتژیک و تفکر سیستمی

هفتمین جلسه دوره آموزشی ویژه مدیران عامل حرفه‌ای، پنجشنبه و جمعه ۱۴ و ۱۵ دی ماه در کوهپایه اصفهان با حضور جمعی از مدیران عامل صنایع مختلف برگزار شد. در این دوره دو تا از مهمترین مباحث مدیریتی را بررسی کردیم: تفکر سیستمی و برنامه‌ریزی استراتژیک.

تفکر سیستمی چیست؟

خیلی مهم است بین کلمات سیستم و سیستماتیک تمایز قائل شویم. سیستم به معنی مجموعه‌ای از اجزای هماهنگ در راستای اجرای یک رسالت است. بنابراین تئوری سیستمی تمام سازمان را بعنوان یک سیستم واحد در نظر می‌گیرد و رهبران را تشویق می‌کند تا سازمان را بجای واحدهای مجزا، یک کل ببینند.

تفکر سیستمی، رویکردی است که به ما کمک می‌کند تا جهان پیچیده اطرافمان را درک کنیم. در تفکر سیستمی، هر موضوع یا مسئله را به عنوان یک قسمت از یک سیستم بزرگ‌تر می‌بینیم که توسط عوامل مختلف تشکیل شده است. این روش‌شناسی به ما می‌آموزد که نه تنها به جزئیات تمرکز کنیم، بلکه به تأثیرات و تعاملات بین جزئیات نیز توجه داشته باشیم.

برای مثال، فرض کنید که یک سازمان موفق می‌خواهد استراتژی جدیدی را در سازمان پیاده کند. اگر این سازمان از تفکر سیستمی استفاده کند، به جای تمرکز فقط بر روی نقش هر واحد سازمان در اجرای این استراتژی، به تعاملات و ارتباطات بین این بخش‌ها نیز توجه خواهد داشت. این کمک می‌کند تا ببیند چطور تغییرات در یک بخش می‌تواند تأثیرات گسترده‌ای بر سایر بخش‌ها داشته باشد.
به این ترتیب، تفکر سیستمی به ما کمک می‌کند تا به دنبال راه‌حل‌های کلان‌تر، جامع‌تر، و هماهنگ‌تر برای مسائل پیچیده باشیم.

این رویکرد، یک نگاه جدید به مدیریت و برنامه‌ریزی استراتژیک ارائه می‌دهد و می‌تواند در پیشبرد اهداف سازمانی موثرتر عمل کند. تفکر سیستمی به ما یاد می‌دهد به دنبال ایجاد فرایندها و رویه‌های لازم جهت تکمیل کار باشیم و علاوه بر نتیجه، بر فرایند تمرکز کنیم.

داشتن تفکر سیستمی اولین قدم برای تدوین و اجرای برنامه‌ریزی استراتژیک است.

برنامه استراتژیک برای کسب و کارهای SMEها 

حتماً این اصطلاح را شنیده‌اید که اگر در برنامه‌ریزی شکست بخورید، یعنی برای شکستتان برنامه ریخته‌اید! برنامه‌ استراتژی ریشه در تئوری‌های بسیار پیچیده آینده‌سازی، تفکر سیستمی و سلسله‌مراتب سازمانی دارد. اگرچه خیلی افراد آن را کاری دشوار و غیرضروری می‌بینند اما اگر قصد داریم موفق شویم (بجای اینکه شانس بیاوریم موفق شویم) نیاز به استراتژی و برنامه‌ریزی استراتژیک داریم.

اما استراتژی چیست؟ استراتژی و یا راهبرد، اساساً یک واژه یونانی و به معنای روش تفکر یک سردار جنگی است که چگونه برای پیروز شدن در جنگ، را برنامه‌ریزی می‌کند. به بیان دیگر استراتژی طرح درازمدتی است که برای دستیابی به اهدافی مشخص طراحی و تبیین می‌گردد.
و به درکی عمیق‌تر ، استرانژی مفهومی است از چشم‌انداز و جایگاهی که می‌خواهیم در آینده به آن برسیم و تدوین چشم‌انداز نیز نوعی حل مسئله در مسیر پیشرفت و مدیریت و توسعه کسب و کار یا حتی توسعه فردی است.

حال برنامه‌ریزی استراتژیک نه تنها یک ابزار مدیریتی، بلکه یک فرآیند هنرمندانه برای رسیدن به اهداف بلندمدت سازمان است. در دنیای پرتلاطم و پرتغییر امروز، برنامه‌ریزی استراتژیک به عنوان یک نقشه راه کارآمد برای موفقیت و پیشرفت سازمان‌ها در مواجهه با چالش‌ها و فرصت‌ها ضرورت دارد. از سازمان‌های کوچک تا بزرگ، از شرکتهای تولیدی تا خدماتی، تمامی مؤسسات پیشرو به دنبال استفاده از تکنیک‌ها و روش‌های بهینه برنامه‌ریزی استراتژیک هستند تا در مسیر پیشرفت و توسعه پایدار قرار گیرند.

برنامه‌ریزی استراتژیک به ما کمک می‌کند تا بجای آنکه منتظر رسیدن آینده باشیم، خودمان بصورت پیش‌فعال وارد عمل شویم و آینده‌ای که می‌خواهیم را ترسیم کنیم. وقتی برنامه‌ریزی استراتژیک داریم دیگر دچار روزمرّگی و درونگرایی نخواهیم شد و تمام سازمان به مثابه یک سیستم، همسو و هماهنگ برای تبدیل آیندۀ سازمان به واقعیت تلاش خواهند کرد.

پیشنهاد مطالعه : چطورکسب و کار موفق داشته باشید؟

سؤالات مهم برای برنامه‌ریزی استراتژیک 

اگر قصد دارید خودتان به سمت آینده حرکت کنید و برنامه استراتژیک تدوین نمایید، ابتدا باید بتوانید صادقانه به این سؤالات در مورد کسب و کارتان جواب بدهید:

1. الان کجا هستیم؟ (ارزیابی وضعیت فعلی)
2. چرا در وضعیت فعلی قرار گرفتیم؟
3. چشم‌اندازمان برای آینده چیست؟ (وضعیت مطلوب آینده)
4. آیا آمادگی تغییر رویکرد داریم؟
5. آیا به چشم‌انداز، واقعاً تعهد داریم؟
6. باید کجا باشیم؟ (فاصله بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب)
7. آیا ما و تیممان، آمادگی یادگیری مهارت‌های جدید را داریم؟
8. آیا بر اساس واقعیت بازار، می‌توانیم سبک تصمیم‌گیریمان را تغییر دهیم؟
9. چطور این فاصله را خواهیم بست؟ (برنامه‌ریزی استراتژیک و نقشه راه)
10. آیا واقعاً می‌توانیم خودمان را به برنامه زمانبندی متعهد نگه داریم؟

خصوصیات برنامه استراتژیک خوب 

• حوزه‌های عملکردی مهم را بررسی کند
• بین آنچه سازمان قابلیت انجام آن را دارد و آنچه دوست دارد به آن برسد تعادل ایجاد کند
• برای بستن فاصله بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب، زمان لازم را در نظر بگیرد
• وضعیت و آیندۀ مطلوب را واضح به تصویر بکشد
• به برنامه‌هایش متعهد باقی بماند
• رقابتی باشد
• انعطاف داشته باشد و اجازه تغییرات را بدهد
• راهنمایی برای گرفتن تصمیم در سطوح پایین‌تر (عملیاتی، تاکتیکی، انفرادی) باشد

اما قبل از اینکه اقدام به برنامه‌ریزی استراتژیک کنید، اول مطمئن شوید که مدیریت ارشد سازمان نسبت به این موضوع متعهد و مثبت است. هر چقدر چشم‌انداز جذابی برای سازمان به تصویر بکشید و برنامه ایده‌آلی برای دستیابی به آن در بیاورید، تا زمانی که مدیریت ارشد خواهان حرکت در این مسیر نباشد هیچ نتیجه‌ای نخواهید گرفت. بنابراین اول صادقانه و واقع‌بینانه تعهد خودتان (اگر مدیر ارشد هستید) یا مدیرتان را نسبت به چنین تحول عظیمی ارزیابی کنید.

خروجی فاز شناسایی در برنامه‌ریزی استراتژیک

باید آگاه باشیم که شناخت وضعیت فعلی کاری زمانبر و حتی شاید فرسایشی است. اما در هر حال باید اول بدانیم کجا قرار گرفته‌ایم و چه چیزی باعث شده تا الان اینجا باشیم. اگر واقع‌بینانه موانع و کاستی‌ها یا طرز فکر فعلی سازمان را نبینیم، صرف برنامه‌ریزی استراتژیک هیچ کمکی به ما نخواهد کرد و تغییری ایجاد نخواهد شد. به دلیل پیچیده بودن فرایند تحلیل و برای اینکه واقعاً بصورت صادقانه لحاظ شود، بسیاری از شرکتها از مشاوران مدیریت برای برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان خود کمک می‌گیرند.

شناسایی اطلاعات واقعی در مورد درون و بیرون از سازمان نیاز به تکنیک‌های مختلفی دارد. باید بتوانیم محیطی که سازمان در آن قرار گرفته را تحلیل کنیم: عوامل مختلف اقتصادی، سیاسی، اجتماعی، تکنولوژیک مؤثر بر کسب و کار را تحلیل کنیم، تحولات رقابت و بازار و مشتریان هدف را در بیاوریم.

از طرفی باید وضعیت درون سازمان را بصورت صادقانه ارزیابی کنیم: عملکرد ما چطور است؟ روابطمان با ذی‌نفعان، شایستگی‌های مهمی که داریم، بهره‌وری نیروی انسانی، وضعیت کالا یا خدمات، عملکرد واحدهای مختلف ….

وقتی شرایط محیط درونی و بیرونی سازمان را شناختیم و اطلاعات را کسب کردیم، حالا باید به سراغ تحلیل و جمع‌بندی این اطلاعات برویم تا دید درستی از شرایط فعلی کسب کنیم. ابزارهای راهبردی مختلفی برای تحلیل وضعیت فعلی در دسترس هستند که یکی از شناخته شده‌ترین آنها SWOT است. شاید بنظرتان خیلی عمومی و بدیهی برسد اما این تکنیک اگر بصورت جامع و با نگاه عمیق تهیه شود، زیربنای لازم برای موفقیت برنامه شما را فراهم کرده است:

• نقاط قوت S چیزهایی هستند که به خوبی انجام می‌دهیم که ارزش بالا یا عملکرد عالی دارند. نقاط قوت ممکن است ملموس باشند: مشتریان وفادار، کانال توزیع مؤثر، محصولات بسیار کیفی، شرایط مالی عالی و یا غیرملموس: رهبری خوب، نگاه راهبردی، بینش در مورد مشتری، شهرت، نیروی ماهر.
• نقاط ضعف W مواردی در درون سازمان ما هستند که مانع می‌شوند تا آنچه را که باید، انجام دهیم. برخی از نقاط ضعف از جمله: رهبری بد، نیروی فاقد مهارت، منابع ناکافی، کیفیت پایین محصول، توزیع آهسته، تکنولوژی قدیمی، نداشتن برنامه‌ریزی …. باید توجه داشته باشیم که نقاط ضعف هر چقدر عمیق، اما در هر حال تحت کنترل ما قرار دارند و می‌توانیم نسبت به بهبودشان اقدام کنیم.
• فرصت‌ها O امکانات بالقوه سازمان برای رشد و بالاتر بردن عملکرد هستند که ماهیت آنها بیرونی است: بازار، مشتری ناراضی از رقیب، شرایط اقتصادی بهتر، قوانین صادراتی بهتر… اما ممکن است درونی نیز باشند. مهمترین نکته در بهره‌گیری از فرصتها، زمان است.
• تهدیدات T چالش‌هایی هستند که سازمان با آنها مواجه است و عمدتاً از محیط بیرونی نشأت می‌گیرند. تهدیدات ممکن است انتشار اخبار بد در مورد ما، تغییر رفتار خریدار، ایجاد محصولات جایگزین، قوانین سختگیرانه یا … باشند. هر چقدر در شناسایی تهدیدات دقیق‌تر عمل کنیم، کمتر از تغییرات محیط سورپرایز خواهیم شد!

وقتی به درستی وضعیت موجودمان را شناسایی کنیم، علاوه بر اینکه بهتر می‌توانیم برای رسیدن به خواسته و چشم‌اندازمان نقشه راه بچینیم، می‌توانیم اولویت‌های بهبود مهم سازمان را هم شناسایی کنیم. در واقع موانع و نقاط ضعفی که می‌توانند جلوی حرکت ما به سمت چشم‌انداز را بگیرند و یا سازمان را نسبت به تهدیدات آسیب‌پذیر کنند رفع کنیم. چون ابتدا باید بدترین اشتباهاتمان را حل کنیم تا بعد بتوانیم به سمت آینده‌سازی حرکت نماییم.

پیشنهاد مطالعه : وظایف اصلی مدیر کسب و کار چیست؟

اجزای اصلی برنامه استراتژیک

برنامه‌ریزی استراتژیک یک فرآیند چند مرحله‌ای است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف و تعهدات خود را با دقت و هماهنگی بالا مشخص و اجرایی کنند.

هیچ مدیری نمی‌تواند در کار خود اثربخش باشد مگر آنکه شرکت یک مفهوم از آینده خود ساخته باشد. بنابراین تدوین چشم‌انداز و رسالت به معنی کنار هم گذاشتن کلمات زیبا برای ساختن شعار نیست، بلکه به معنی تفکر استراتژیک در مورد آینده سازمان، ایجاد طرحی از آینده سازمان، و قرار دادن سازمان در مسیری استراتژیک است.

اجزای برنامه استراتژیک به شرح زیر هستند تا بصورت یک سیستم یکپارچه، سازمان را از وضعیت فعلی به وضعیت مطلوب برسانند:

• رسالت شرکت Purpose/ Mission به دلیل وجودی شرکت اشاره دارد و چرایی سازمان را واضح می‌کند. در چرایی به این می‌پردازیم که چرا ماهیت سازمان ما منحصربفرد است و چه نیازهای مهمی را پاسخ خواهیم داد.
• چشم‌انداز Vision جایگاه آینده و مسیر شرکت را در ۵ یا ۱۰ سال بعد نشان می‌دهد. چشم‌انداز هدف واضحی از آینده است که سازمان قرار است به آن دست یابد و برنامه استراتژیک جهت دستیابی به آن تدوین می‌شود. در واقع چشم‌انداز معنی موفقیت آینده را برای سازمان به تصویر می‌کشد.
• ارزش‌های کلیدی راهنما. هر سازمانی باید مجموعه‌ای ارزش و باور داشته باشد که زیربنای همه تصمیمات شرکت و بخشی از فرهنگ سازمان را شکل می‌دهند. ارزش‌ها باید در تمامی واحدها و همه بخش‌های سازمان رعایت شوند: مثلاً روراستی، احترام، عدالت …
• اهداف بلندمدت Goal دستیابی به چشم‌انداز را ملموس‌تر می‌کنند. در Goal ما وضعیت نهایی، نتایج مطلوبی که همسو با رسالت و چشم‌انداز است را در آینده توصیف می‌کنیم تا بتوانیم اقدامات عملی برای دستیابی به آنها طراحی نماییم.
• نقشه راه یا استراتژی‌ها روش بستن فاصله بین وضعیت فعلی ما (تحلیل SWOT) با وضعیت مطلوب آینده هستند.
• Objective یا اهداف کوتاه‌مدت که دستیابی به آنها به منزله محقق شدن Goalهاست. برای هر Goal ممکن است یک یا چند Objective داشته باشیم.
• برنامه اجرایی Action Plan تهیه نقشه اقدامات لازم برای تحقق Objectiveهاست. برنامه اجرایی قدم‌های مشخصی که باید برداشته شوند تا objectiveها برآورده شوند را شناسایی می‌کند و تمرکز آن بر عملیات، رویه‌ها و فرایندهاست. برنامه اجرایی نشان می‌دهد چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام خواهد داد و در نتیجه مسئولیت تحقق برنامه استراتژیک را به افراد و واحدها تخصیص می‌دهد.
• معیار Measure برای اندازه‌گیری میزان تحقق برنامه اجرایی تهیه می‌شود. معیارها باید دقیق، روا و پایا باشند. ممکن است این معیارها از جنس پی‌بینی کننده عملکرد آتی، و یا معیارهای تحلیل عملکرد گذشته باشند.
• و در نهایت تارگت یا هدف کمّی مشخص که عملکرد مطلوب ما در هر معیار است. برای هر معیار، باید حداقل ۱ تارگت داشته باشیم که سازمان را به سمت عملکرد بالاتر سوق می‌دهد. بهبود تدریجی عملکرد فعلی، می‌تواند نقطه شروع تارگت باشد. وقتی به تارگت رسیدید، یعنی با موفقیت استراتژی خود را پیاده کرده‌اید.

اما یک موضوع مهم را نباید فراموش کنیم: چرخه بازنگری و فیدبک. برنامه استراتژیک باید بصورت مستمر و دوره‌ای ارزیابی شود مخصوصاً زمانی که محیط بسیار متغیر است. این بازبینی کمک می‌کند تا هم اقدامات اصلاحی لازم برای تحقق اهداف را مشخص کنیم، هم در صورت نیاز با توجه به تغییرات محیطی انعطاف به خرج داده و معیارها، منابع یا … را بازنگری نماییم.

سخن پایانی

بعنوان مدیر ارشد و صاحب یک کسب و کار، شما وظیفه دارید همیشه نگاه راهبردی داشته باشید و از عملیات و روزمرّگی فاصله بگیرید. بخصوص در شرایط فعلی که هرروز یک تحول در راه است که می‌تواند شما را از میدان رقابت خارج کند. برنامه‌ریزی استراتژیک به شما کمک خواهد کرد فعالانه به سمت آینده حرکت کنید و مزیتتان را در بازار نگه دارید. از طرف تیم نجات توصیه می‌کنیم برنامه استراتژیک را به عنوان یک مانع دست و پاگیر نبینید، بلکه آن را به عنوان یک اصل مهم برای جلوتر بودن از رقبا و ایفای نقش فعال در موفقیت کسب و کارتان لحاظ کنید.

بیشتر بخوانید : 

• مشاوره کسب و کار برای مدیرSME
• سبکهای مختلف مشاوره کسب و کار
• مشاوره مدیریت چیست و مشاور دارای چه ویژگی هایی باید باشد؟
• چرا به متخصصین مشاوره مدیریت نیاز دارید؟
• تفاوت کوچینگ و مشاوره
• سیستم ارزیابی عملکرد
• انواع روش تصمیم گیری در مدیریت
• شیوه‌های مدیریت بحران در سازمان
• ماهیت مدل کسب و کار