اصول بودجه‌بندی در شرکت

اهمیت بودجه‌بندی در شرکت

بودجه‌بندی در شرکت چیست؟ گزارشی که نشان می‌دهد چطور باید برای اجرای برنامه‌ها، پول را خرج کرد و هزینه‌ها را پوشش داد. بودجه به اندازه‌گیری و ردگیری جریان پول می‌پردازد و کمک می‌کند ببینیم چه پولی وارد و چه پولی خارج می‌شود. در مرحله بعد با اولویت‌بندی مخارج و هدفگذاری مالی، باید بین مخارج و درآمدها تعادل ایجاد شود.
بودجه‌بندی منجر به برنامه‌ریزی مالی برای آینده و کنترل بهتر بر منابع (پول و زمان) می‌شود.

رایج‌ترین شکل بودجه‌بندی در شرکت ۵۰/۲۰/۳۰ است، به این شکل که ۵۰% درآمد ماهانه برای پوشش نیازها، ۲۰% برای بازپرداخت بدهی و پس انداز، و ۳۰% برای هزینه‌های اختیاری و غیرضروری. اما این شیوه همیشه به بهترین شکل جواب نمی‌دهد. مهم است بر اساس اهداف مالی و شرایط اقتصادی جامعه، نسبت بودجه‌بندی را تغییر دهیم.

در هرحال بودجه‌بندی یک نتیجه واضح برای مدیرعامل دارد و آن کاهش استرس است! مدیران عامل به‌وسیله بودجه‌بندی می‌توانند راهبردهای مالی شرکت را تعیین و اجرا کنند. این فرآیند نه‌تنها به بهره‌وری مالی کمک می‌کند بلکه امکان انتخاب سبک مدیریت و مدیریت بهینه منابع را فراهم می‌آورد. همچنین، به مدیران عامل این امکان را می‌دهد تا اهداف کلان شرکت را با دقت و داستان مالی متناسب برنامه‌ریزی کنند.

راهبردها در بودجه‌بندی در شرکت

بودجه‌بندی بسیار مهم و کلیدی است. اما چطور باید آن را در شرکتمان پیاده کنیم؟ در ادامه چند راهبرد مهم برای بودجه‌بندی را از دید مدیرعامل یک سازمان بررسی می‌کنیم.

• تعیین اولویت‌ها
  مدیران عامل باید اولویت‌های مهم شرکت را مشخص کرده و به ترتیب اهمیت آنها در بودجه‌بندی تأکید کنند. داشتن اهداف مالی مشخص، اولین قدم محسوب می‌شود. تعیین اهداف مالی به موفقیت اهداف کلان سازمان کمک می‌کند.

• انعطاف‌پذیری بودجه
  محیط کسب و کار پویاست و تغییرات غیرقابل پیش‌بینی نیز ممکن است رخ دهد. این موضوع در شرایط اقتصادی کشورمان به شدت احساس می‌شود. بنابراین، بودجه‌بندی باید انعطاف‌پذیری و توانمندی این را داشته باشد ه به سرعت به تغییرات واکنش نشان دهد.

• استفاده از تکنولوژی
  استفاده از ابزارهای تحلیل داده و نرم‌افزارهای مدیریت مالی به مدیران عامل این امکان را می‌دهد که به دقت داده‌ها را تحلیل کرده و تصمیمات مبتنی بر اطلاعات دقیق بگیرند. در بخش‌های بعدی مقاله به معرفی یک ابزار رایج (اکسل) برای بودجه‌بندی می‌پردازیم اما امروزه انتخاب‌های گسترده‌تری پیش روی مدیران عامل قرار گرفته است و می‌توانند از نرم‌افزارهای تخصصی که امکان بودجه‌بندی دارند استفاده کنند.

پیشنهاد مطالعه: اهمیت مدیریت امنیت اطلاعات ism در سازمان‌ها

چالش‌ها در بودجه‌بندی مدیران عامل

پیاده کردن بودجه به راحتی انجام نمی‌شود. اگرچه نبود زیرساخت‌ها دشواری بودجه‌بندی را افزایش می‌دهد اما علاوه بر آن عوامل محیطی و حتی عوامل درون سازمانی هم بر اجرای آن اثر می‌گذارند. در ادامه سه چالش مهم را بررسی می‌کنیم.

• عدم قطعیت اقتصادی
  این مورد برای همه ما بسیار آشناست! اما در عین حال چاره‌ای بجز انعطاف‌پذیری در مقابل آن نداریم.

• مدیریت ریسک
  بازارهای مالی و تجاری همواره با ریسک‌هایی همراه هستند. مدیران عامل باید استراتژی‌های مناسبی برای مدیریت ریسک‌های مختلف انتخاب کنند. مدیریت کردن ریسک مالی یکی از مهمترین وظایف هر مدیرعامل است.

• ارتباط با تیم مالی
  هماهنگی مدیران عامل با تیم مالی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و نقص در این ارتباط می‌تواند منجر به اشتباهات بودجه‌بندی شود. از طرفی زبان مشترک بین مدیرعامل و مدیران مالی به سختی ایجاد می‌شود! اما مهم است شاخص‌های کلیدی را تعیین کنیم و بطور مشخص از مدیر مالی  یا منتور خود در مورد آن پاسخگویی بخواهیم.

چرا اجرای بودجه‌بندی در شرکتهای کوچک و متوسط دشوار است؟

شرکتهای کوچک و متوسط به دلیل حجم بالای کارها و شخص-محوری، معمولاً زمان زیادی برای دید بلندمدت ندارند و درگیر امور روزمّره هستند. به همین دلیل بسیاری از موضوعات راهبردی -از جمله فرهنگ بودجه‌بندی- در این شرکتها چندان جا افتاده نیست. در ادامه چالش‌های اصلی پیاده‌سازی بودجه در این نوع شرکت‌ها را بررسی می‌کنیم.

• کمبود منابع مالی
  شرکت‌های کوچک و متوسط به‌طور معمول با منابع مالی محدودتری مواجه هستند. این محدودیت می‌تواند تأثیر بسزایی در اختصاص و تخصیص بودجه داشته باشد. دقیقاً به همین دلیل برنامه‌ریزی دقیق برای استفاده بهینه از این منابع اهمیت دارد اما مهارت و زمان لازم برای تدوین آن تخصیص داده نمی‌شود.

• عدم انعطاف‌پذیری
  شرکت‌های کوچک و متوسط ممکن است با محیط تجاری پویا و تغییرات زیادی مواجه شوند. برنامه‌ریزی بودجه در همسویی با این تغییرات نیازمند انعطاف‌پذیری بیشتر است تا سازمان به‌سرعت به تغییرات واکنش مناسب نشان دهد.

• نیاز به هماهنگی بالا
  در شرکت‌های کوچک و متوسط که تیم‌های کاری محدودتری دارند، نیاز به هماهنگی بین اعضای تیم از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. افزایش هماهنگی و ارتباط موثر بین اعضای تیم در پیاده‌سازی بودجه امری ضروری است.

• عدم توجه به تجزیه و تحلیل دقیق
  با محدودیت منابع، شرکت‌های کوچک ممکن است به تجزیه و تحلیل دقیق داده‌ها و اطلاعات اهمیت کمتری بدهند. این موضوع می‌تواند به تصمیم‌گیری‌های ناصحیح و عدم دقت در پیاده‌سازی بودجه منجر شود.

• عدم دسترسی به سیستم‌های مدیریت مالی پیشرفته
  در مقایسه با شرکت‌های بزرگ، بسیاری از شرکت‌های کوچک و متوسط به سیستم‌های مدیریت مالی پیشرفته دسترسی کمتری دارند. این محدودیت می‌تواند پیاده‌سازی بودجه را دچار چالش کند.

پیشنهاد مطالعه :  ۴ تا از چندین چالشهای کارآفرینان

راهکارها و پیشنهادات بودجه‌بندی در شرکتهای کوچک و متوسط

۱. استفاده از ابزارهای ساده و کارآمد: انتخاب ابزارهای بودجه‌بندی ساده و کارآمد که با توجه به نیازهای شرکت قابل اجرا و تنظیم باشد. در ادامه یک ابزار ساده را بررسی خواهیم کرد.

۲. تقویت هماهنگی و ارتباط: ایجاد فرهنگ همکاری و ارتباط فعّال در تیم، در پیاده‌سازی بودجه اثر خواهد داشت.

۳. استفاده از راهکارهای انعطاف‌پذیر: تدابیری مانند اجرای برنامه‌های انعطاف‌پذیر و توانایی سریع در واکنش به تغییرات محیط کسب و کار.

۴. توسعه مهارت‌های تحلیل داده: تقویت مهارت‌های تحلیل داده و استفاده از آنها به منظور کسب اطلاعات دقیق‌تر در فرآیند بودجه‌بندی.

۵. استفاده از راهکارهای مالی قابل تنظیم: انتخاب سیستم‌های مالی قابل تنظیم که با توجه به نیازها و اندازه شرکت بهینه‌سازی شوند.

انواع روشهای بودجه‌بندی در شرکت

از اهمیت و چالشهای بودجه‌بندی گفتیم. در ادامه این مقاله، به بررسی انواع روش‌های بودجه‌بندی و کلیدهای موفقیت در هرکدام از این روش‌ها می‌پردازیم.

• بودجه‌بندی ثابت
  در این روش، مبالغ مشخصی برای هر بخش از بودجه تخصیص داده می‌شود و این تخصیص به مدت زمان مشخصی ثابت باقی می‌ماند. این روش به مدیران امکان می‌دهد تا برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشند و از تخصیص منابع بهینه استفاده کنند.

• بودجه‌بندی پروژه محور
  در این روش، بودجه‌ها به تفکیک پروژه‌ها یا وظایف خاص تعیین می‌شوند. این امر به مدیران این امکان را می‌دهد تا به طور دقیقتر ویژگی‌ها و هزینه‌های هر پروژه را مدیریت کنند و برنامه‌ریزی بهینه‌تری داشته باشند.

• بودجه‌بندی تقسیمی
  در این روش، بودجه به تفکیک بخش‌های مختلف سازمان تعیین می‌شود. این مدل به مدیران این امکان را می‌دهد تا به‌طور مستقل برای هر واحد برنامه‌ریزی کنند و به مدیریت اجزاء مختلف سازمان توجه نمایند.

• بودجه‌بندی پیشگام
  در این روش، بودجه بر اساس تجربه و داده‌های گذشته تعیین می‌شود. این امر به مدیران این امکان را می‌دهد که با توجه به عملکرد گذشته، برنامه‌ریزی برای آینده را انجام دهند. البته همیشه گذشته راهنمای خوبی برای آینده نیست.

کلیدهای موفقیت در بودجه‌بندی در شرکت

الف) شفافیت بودجه‌بندی در شرکت

برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی باید شفاف و قابل فهم برای تمام اعضای سازمان باشد. این امر باعث افزایش مشارکت و هماهنگی در سازمان می‌شود.

ب) انعطاف‌پذیری بودجه‌بندی در شرکت

با توجه به تغییرات در محیط کسب و کار، بودجه‌بندی باید انعطاف‌پذیر باشد تا به تغییرات سریعاً واکنش نشان دهد.

ج) ارزیابی مداوم بودجه‌بندی در شرکت

ارزیابی مداوم عملکرد بودجه و تنظیمات لازم بر اساس نتایج بهبود و توسعه فرآیند بودجه‌بندی را فراهم می‌کند

پیشنهاد مطالعه : ۷ روش توسعه کسب‌و‌کار

ابزار مناسب برای بودجه‌بندی در شرکتهای کوچک و متوسط

با توسعه فضای کسب و کار در ایران، استفاده از ابزارهای بودجه‌بندی برای شرکت‌های کوچک و متوسط به منظور بهبود مدیریت مالی و اتخاذ تصمیمات دقیق اهمیت بیشتری یافته است. همه با اکسل و توانمندی آن آشنا هستیم. علاوه بر این نرم‌افزارهای حسابداری ایرانی زیادی هستند که قابلیت بودجه‌بندی را برای صاحبان شرکت‌های کوچک و متوسط فراهم می‌کنند. از جمله این نرم‌افزارها می‌توان به یاس سیستم اشاره کرد.

در ادامه چند مرحله بودجه‌بندی با استفاده از اکسل را بررسی می‌کنیم.

۱. ایجاد صفحه بودجه در Excel
شروع به بودجه‌بندی با ایجاد یک صفحه اکسل جدید که شامل ستون‌ها و ردیف‌های مختلف برای درآمد، هزینه‌ها، و دیگر موارد مالی مورد نیاز است. این ساختار، اطلاعات را سازماندهی کرده و برای تحلیل آسان‌تر آنها را دسته‌بندی می‌کند.

۲.تعیین منابع درآمد
در ستون مخصوص به درآمد، منابع مختلف درآمدی را اعمال کنید. این شامل درآمد حقوقی، درآمد از کسب و کار، یا سایر منابع ممکن است. هر منبع را با دقت و شفافیت وارد کنید.

۳.دسته‌بندی هزینه‌ها
ستون هزینه‌ها را برای دسته‌بندی مختلف هزینه‌ها اختصاص دهید. این ممکن است شامل هزینه‌های ثابت مانند اجاره یا اقساط، و هزینه‌های متغیر مثل خریدهای روزانه باشد. این دسته‌بندی، رصد دقیق‌تر و کنترل بهتری را ارائه می‌دهد.

۴. استفاده از فرمول‌ها و توابع Excel
استفاده از فرمول‌ها و توابع اکسل، به شما این امکان را می‌دهد که خودکار سازی محاسبات را ایجاد کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید فرمول‌های متنوعی برای محاسبه جمع کل درآمد، جمع کل هزینه‌ها، و موارد دیگر ایجاد کنید.

۵. نمودارها و گرافیک‌ها
استفاده از نمودارها و گرافیک‌ها برای نمایش داده‌ها و تغییرات مالی اهمیت دارد. Excel این امکان را فراهم می‌کند که اطلاعات را به‌صورت دیداری درآورده و الگوها و روندها را بازتاب دهید.

۶.رصد و ارزیابی دوره‌های مختلف
با استفاده از صفحات مختلف برای دوره‌های زمانی مختلف (ماهانه، فصلی، سالانه)، می‌توانید تغییرات درآمد و هزینه‌ها را به‌صورت تاریخچه‌ای رصد کرده و ارزیابی کنید.

نتیجه‌گیری اصول بودجه‌بندی در شرکت

بودجه‌بندی برای مدیران عامل بخصوص در شرکتهای کوچک و متوسط چالش‌های خود را دارد اما با بهره‌گیری از راهبردهای مناسب و پایداری در اجرا، این چالش‌ها قابل حل هستند. انعطاف‌پذیری در برنامه‌ریزی مالی و استفاده از تکنولوژی می‌تواند به بهبود بهره‌وری و عملکرد مالی سازمان منجر شود.

اگرچه بودجه‌بندی در کلام بیشتر برای شرکتهای بزرگ و ساختاریافته مناسب بنظر می‌رسد اما در عین حال با توجه به ساختار و نظمی که به نسبت درآمد و مخارج می‌دهد، می‌توان در بقای شرکتهای کوچک و متوسط بسیار حیاتی باشد و از تصمیمات کوچکی که در صورت عدم توجه، منجر به عواقب مالی خطرناکی برای کسب و کار خواهد شد جلوگیری کند.

شما برای شرکت خود بودجه‌بندی می‌کنید؟

بیشتر بخوانید:

• توسعه کسب و کار در شرکت کوچک و متوسط
• چطورکسب و کار موفق داشته باشید؟
• انواع سبک مدیریت در سازمان
• آموزش منابع انسانی
• شیوه‌های مدیریت بحران در سازمان
• همه چیز درباره شرکت کوچک و متوسط
• بازاریابی در شرکتهای کوچک و متوسط SME
• چرخه عمر صنعت