افزایش بهره‌وری مدیران با مدیریت مؤثر زمان

زمان مطالعه: 11 دقیقه
بدون نظر
بازدیدها : 4

شادی چایچی
2 مهر 1404

در دنیای پرشتاب امروز، زمان دیگر فقط یک واحد اندازه‌گیری نیست؛ بلکه به یکی از استراتژیک‌ترین منابع سازمانی تبدیل شده است. مدیران نه‌تنها باید وظایف خود را انجام دهند، بلکه باید تیم‌ها را هدایت کنند، در جلسات شرکت کنند، تصمیم‌سازی کنند و در عین حال، فرصت‌هایی برای رشد شخصی و حرفه‌ای بیابند. اما سؤال اصلی اینجاست: چطور می‌توان در میان انبوه مسئولیت‌ها، زمان را مدیریت کرد تا هم عملکرد فردی و هم بهره‌وری سازمانی افزایش یابد؟

براساس پژوهش منتشرشده در مجله The Health Care Manager در سال ۲۰۰۴، مدیریت مؤثر زمان کلید اصلی موفقیت در محیط‌های پرتنش و رقابتی است. این مقاله، نتایج آن تحقیق را با نگاهی کاربردی برای مدیران، کارآفرینان و متخصصان امروز بازآفرینی می‌کند.

نگرش مدیران نسبت به زمان؛ نخستین گام در بهره‌وری واقعی

یکی از پایه‌های مدیریت زمان، درک صحیح از مفهوم زمان است. مدیرانی که زمان را به‌عنوان یک منبع محدود و ارزشمند می‌بینند، تصمیم‌های آگاهانه‌تری در تخصیص آن می‌گیرند.

این نگرش باعث می‌شود:

اولویت‌بندی وظایف بهتر انجام شود؛
جلسات بی‌هدف کاهش یابد؛
و ارتباطات کاری مؤثرتر شکل بگیرد.

در مقاله اصلی تأکید شده است که مدیران باید نه‌تنها زمان خود، بلکه زمان کارکنان را نیز محترم بشمارند. احترام دوطرفه به زمان، پایه‌ای برای همکاری مؤثر و اعتماد سازمانی است.

کوچینگ سازمانی

شناسایی رفتارهای اتلاف‌کننده‌ی زمان

حتی باتجربه‌ترین مدیران نیز قربانی “دزدهای زمان” می‌شوند؛ رفتارهایی که نامحسوس، دقایق و ساعت‌های ارزشمند روز را از بین می‌برند.

یکی از روش‌های علمی برای آگاهی از این اتلاف، ثبت دقیق فعالیت‌ها در یک “دفتر ثبت زمان” است. این دفتر شامل یادداشت فعالیت‌ها و مدت‌زمان صرف‌شده برای هر یک است؛ از بررسی ایمیل گرفته تا مکالمات کاری و جلسات.

پس از یک یا دو هفته، مدیر می‌تواند الگوهای تکراری را شناسایی کند:

چه مقدار وقت صرف جلسات غیرضروری شده؟
چقدر زمان در گفتگوهای غیر رسمی از دست رفته؟
یا کدام فعالیت‌ها ارزش افزوده واقعی ایجاد می‌کنند؟

📊 مثال کاربردی: در یک شرکت خدمات درمانی، مدیر بخش با استفاده از دفتر ثبت زمان متوجه شد که روزانه بیش از ۹۰ دقیقه در پاسخ به ایمیل‌های غیرضروری می‌گذراند. با فیلترسازی و زمان‌بندی پاسخ‌های ایمیل (دو بار در روز)، توانست این زمان را به ۳۰ دقیقه کاهش دهد.

کپسول منابع انسانی

طراحی اهداف و اولویت‌های روزانه

مدیریت مؤثر زمان بدون هدف ممکن نیست. مقاله منبع پیشنهاد می‌کند مدیران هر روز اهداف کوتاه‌مدت کتبی تنظیم و آن‌ها را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت‌بندی کنند.

۳ نکته مهم در هدف‌گذاری روزانه:

اهداف باید قابل اندازه‌گیری و قابل بازبینی باشند؛
هر هدف باید در راستای اهداف بلندمدت سازمان باشد؛
فقدان هدف روزانه باعث می‌شود کنترل زمان از دست مدیر خارج شود.

📌 مثال: مدیر پروژه‌ای در یک استارتاپ ایرانی، هر صبح سه هدف روزانه تعیین می‌کند: تکمیل گزارش مالی، جلسه با تیم، و بررسی عملکرد رقبا. همین شفافیت او را از پراکندگی جلوگیری کرده و تمرکز او را افزایش داده است.

مدیرعامل حرفه‌ای

روتین‌های کاری و نظم محیطی؛ بازوی فکری و فیزیکی مدیریت زمان

در مقاله اصلی، دو نوع نظم برای مدیران معرفی شده است:

نظم ذهنی

مدیر باید مانند مدرس سخنرانی فکر کند: مقدمه، بدنه، نتیجه. این روش باعث می‌شود مکالمات، گزارش‌ها و تصمیم‌ها سریع‌تر و مؤثرتر انجام شوند.

نظم فیزیکی

محیط کار باید ساده، مرتب و قابل‌دسترسی باشد. هر بار که مدیر برای پیداکردن یک پوشه یا فایل ۵ دقیقه زمان صرف می‌کند، مجموع آن در هفته به ساعت‌ها اتلاف تبدیل می‌شود.

نظم فیزیکی، ذهن را آزاد کرده و تمرکز را افزایش می‌دهد.

شاخص‌های منابع انسانی: راهنمای جامع توسعه و ارزیابی عملکرد در سازمان‌ها

کاهش جلسات غیرضروری و مدیریت ارتباطات

مطالعه منبع تأکید دارد: جلسات بدترین دشمن زمان مدیران هستند.

مدیر باید در دو سطح اقدام کند:

شرکت در جلسات: فقط در جلساتی حضور یابد که حضور او ضروری است و قبل از شرکت، دستور جلسه را بررسی کند.
برگزاری جلسات: همیشه پیشاپیش دستور جلسه را ارسال کند و به موضوعات غیرمرتبط اجازه ورود ندهد.

🕒 نکته طلایی: زمان مناسب جلسه پیش از ناهار یا پایان روز کاری است؛ زیرا این زمان‌ها تمایل افراد به طولانی‌کردن جلسه را کاهش می‌دهد.

واگذاری و تفویض مؤثر وظایف (Delegation)

یک مدیر موفق همه کارها را خودش انجام نمی‌دهد؛ بلکه با اعتماد هوشمندانه به تیم، زمان خود را برای کارهای استراتژیک آزاد می‌کند.

بنا بر مقاله منبع، برخی مدیران به دام «میکرو مدیریت» می‌افتند و از واگذاری‌ها اجتناب می‌کنند. نتیجه آن، عملکرد ضعیف تیم و فرسودگی مدیر است.

راه‌حل:

آموزش، اعتماد و پیگیری هوشمندانه.

وقتی وظایف درست واگذار شوند، کارکنان رشد می‌کنند و مدیر نیز فرصت تمرکز بر تصمیم‌های کلان را می‌یابد.

محصولات آموزشی

نکته پایانی؛ زمان مساوی است با قدرت مدیریت

در بخش نتیجه مقاله آمده است که مدیریت مؤثر زمان نه‌تنها بهره‌وری مدیر را افزایش می‌دهد، بلکه شانس ارتقا و موفقیت او را در سازمان بیشتر می‌کند.

مدیـرانی که عادت‌های اتلاف زمان را اصلاح می‌کنند، قادرند برنامه‌های تیمی را منظم‌تر پیش ببرند، ارتباط مؤثرتری با زیردستان داشته باشند و توازن بهتری بین زندگی کاری و شخصی خود برقرار کنند.

در نهایت، مدیریت زمان صرفاً یک مهارت نیست؛ بلکه یک دیدگاه مدیریتی تحول‌آفرین است.

تأثیر مهارت‌های کلیدی کارآفرینی بر موفقیت کسب‌وکارهای خرد

سؤالات متداول درباره‌ی «مدیریت مؤثر زمان و بهره‌وری مدیران»

🔹 سؤال ۱: چرا مدیریت مؤثر زمان برای مدیران امروزی حیاتی است؟

طبق متن صفحات ابتدایی مقاله (ص. ۶۶)، ساختار سازمان‌ها در عصر جدید به‌طور فزاینده‌ای 扁‌پهن و کم‌لایه شده‌اند (Flatter Structures) و در نتیجه حجم مسئولیت‌ها بیشتر شده است.

مدیران امروزی باید هم کارکرد اجرایی داشته باشند و هم نقش رهبر سازمانی را ایفا کنند. در چنین شرایطی، مدیریت زمان باعث می‌شود:

فشار کاری ناشی از گستردگی وظایف کاهش یابد؛
مدیر بتواند میان تصمیم‌گیری، ارتباط با کارکنان و فعالیت‌های استراتژیک تعادل مؤثر برقرار کند؛
و بهره‌وری شخصی او مستقیماً به ارتقای عملکرد کل تیم منجر شود.

بنابراین، مدیریت زمان دیگر یک مهارت حاشیه‌ای نیست، بلکه عامل اصلی در موفقیت سازمانی و رشد شغلی مدیران محسوب می‌شود.

🔹 سؤال ۲: نگرش مدیر نسبت به زمان چه تأثیری بر بهره‌وری دارد؟

در بخش «Examining One’s Attitude Toward Time» (ص. ۶۶) مقاله، گفته می‌شود که نگرش مثبت و آگاهانه نسبت به زمان اولین گام در مدیریت مؤثر است.

مدیران موفق، زمان را همچون سرمایه تلقی می‌کنند:

می‌دانند که زمان محدود است؛
آگاهانه تصمیم می‌گیرند چگونه آن را مصرف کنند؛
و بر این‌که وقتشان در چه فعالیتی صرف شود، کنترل دارند.

نکته مهم آن است که مدیر باید هم از زمان خود و هم از زمان دیگران محافظت و احترام کند.

اگر مدیری از کارمندانش انتظار دارد زمان او را محترم بشمارند، باید در مقابل نیز از اتلاف وقت آنان جلوگیری کند (مثلاً جلسات طولانی و غیرضروری).

بخش PDF حتی هشدار می‌دهد که مدیران نباید از احترام به زمان خود احساس گناه کنند؛ زیرا اگر خودشان آن را پاس ندارند، دیگران نیز از آن سوءاستفاده خواهند کرد.

🔹 سؤال ۳: “دفتر ثبت زمان” دقیقاً چیست و چگونه بهره‌وری را افزایش می‌دهد؟

در بخش «Maintaining a Time Log» (ص. ۶۷)، مفهوم دفتر ثبت زمان معرفی می‌شود.

این ابزار ساده اما بسیار قدرتمند است:

مدیر برای مدت حداقل دو هفته، دقیقا ثبت می‌کند هر ساعت از روزش صرف چه فعالیتی می‌شود — از بررسی ایمیل و تماس تلفنی گرفته تا گفت‌وگو با کارکنان یا حضور در جلسات.

با مرور این داده‌ها، مدیر می‌تواند به‌طور علمی تشخیص دهد:

کدام فعالیت‌ها واقعاً ارزش افزوده دارند؛
و کدام «دزدهای زمان» بی‌صدا در حال مصرف انرژی او هستند.

نتیجه این تحلیل، پایه‌ای برای اصلاح الگوی کاری و افزایش تمرکز است. مقاله تأکید می‌کند که حتی مدیران باتجربه نیز معمولاً نمی‌دانند کجا زمان خود را از دست می‌دهند.

🔹 سؤال ۴: به‌جز ثبت زمان، چه رفتارهایی بیشترین اتلاف زمان را ایجاد می‌کنند؟

بخش «Discovering Time Wasters» (همان صفحه) چند نمونه اصلی را برمی‌شمارد:

تماس‌های تلفنی طولانی یا غیرضروری؛
گفت‌وگوهای اجتماعی بیش از حد با همکاران؛
جلسات بی‌هدف یا بدون دستور جلسه؛
جستجوی طولانی برای یافتن مدارک یا فایل‌ها در محیط کاری نامنظم.

در مقاله ذکر شده که اجتماعی‌بودن یا شبکه‌سازی کاری ذاتاً بد نیست، اما وقتی هزینه زمانی از فایده ارتباطی بیشتر شود، باید کنترل شود.

مدیرانی که این رفتارها را شناسایی و کاهش دهند، معمولاً رشد چشمگیری در کارایی روزانه خود مشاهده می‌کنند.

🔹 سؤال ۵: چگونه می‌توان مهارت‌های مدیریت زمان را بهبود داد؟

در صفحه‌های ۶۸ تا ۶۹، پنج راهکار اصلی علمی معرفی شده‌اند:

تعیین اهداف روزانه

اهداف باید به‌صورت مکتوب باشند تا بعدها قابل تحلیل و بازبینی باشند. این کار علاوه بر نظم، شفافیت تصمیم‌ها را افزایش می‌دهد.
اولویت‌بندی اهداف

هر روز، اهداف باید بر اساس اهمیت و فوریت مرتب شوند تا از صرف زمان روی کارهای کم‌ارزش جلوگیری شود.
تهیه فهرست کارهای روزانه (To-do List)

لیستی از فعالیت‌های لازم روز که در آغاز یا پایان روز نوشته می‌شود، نقش قطب‌نمای تمرکز مدیر را دارد.

مقاله اشاره می‌کند که نداشتن این فهرست باعث “گم‌شدن در جریان کار روزانه” می‌شود.
بازنگری در رویه‌ها و گزارش‌ها (“Questioning Procedures”)

برخی گزارش‌های سازمانی ممکن است دیگر کاربردی نباشند اما به‌صورت خودکار انجام می‌شوند. مدیر باید شجاعانه بپرسد آیا ادامه این فرایند واقعاً لازم است.
سازماندهی ذهنی و فیزیکی (“Organizing Mentally and Physically”)

ذهن منطقی و محیط کاری منظم، دو بازوی اصلی در صرفه‌جویی زمانی هستند.
- ذهنی: فکر کردن مثل سخنرانی با ساختار مقدمه، بدنه، نتیجه باعث کاهش توضیحات اضافی می‌شود.
- فیزیکی: چیدمان مرتب میز و بایگانی هوشمندانه، زمان جست‌وجو را به حداقل می‌رساند.

🔹 سؤال ۶: چه نکاتی برای ایجاد “روتین روزانه” مؤثر پیشنهاد شده است؟

در بخش «Establishing Effective and Efficient Work Routines» (ص. ۶۸) نکاتی کاملاً کاربردی ارائه شده است:

پاسخ به تماس‌ها و ایمیل‌ها فقط در ساعات مشخص از روز، نه به‌صورت پیوسته؛
برگزاری جلسات کوتاه در زمان‌های مناسب (مثل قبل از ناهار یا انتهای روز کاری)؛
همیشه داشتن دستور جلسه مشخص برای جلوگیری از پراکندگی گفتگوها؛
ایستاده صحبت‌کردن با مراجعان برای جلوگیری از گفت‌وگوهای طولانی؛
رسیدگی به هر سند فقط یک‌بار (One-touch rule).

این توصیه‌ها برای محیط‌های پرترافیک مثل بیمارستان‌ها یا شرکت‌های خدماتی که مقاله روی آن متمرکز است، بسیار حیاتی‌اند.

🔹 سؤال ۷: آیا چندوظیفه‌گی (Multitasking) واقعاً مفید است؟

طبق بخش «Multitasking» (ص. ۶۹)، نویسندگان مقاله هشدار می‌دهند که چندوظیفه‌گی در ظاهر مؤثر است، اما در واقع کیفیت کار را کاهش می‌دهد.

زمانی که فرد هم‌زمان در حال انجام چند کار است، تمرکز لازم برای هیچ‌کدام را ندارد. حتی مثال زده شده که کارمندی هنگام تماس تلفنی هم‌زمان تایپ می‌کند؛ این رفتار به طرف مقابل حس بی‌اهمیت بودن می‌دهد.

نتیجه‌گیری مقاله:

انجام یک کار در لحظه با تمرکز کامل، سریع‌تر و دقیق‌تر از چندوظیفه‌گی است.

🔹 سؤال ۸: تفویض اختیار (Delegation) چگونه در مدیریت زمان مؤثر است؟

در بخش «Delegating» (همان صفحه)، به یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات مدیران اشاره شده است: میکرو‌مدیریت (Micro-management).

مدیرانی که همه کارها را خودشان انجام می‌دهند، نه‌تنها تیمشان را خسته می‌کنند بلکه وقت خود را از بین می‌برند.

تفویض مؤثر وظایف باعث می‌شود:

مدیر زمان خود را برای وظایف استراتژیک آزاد کند؛
زیردستان آموزش ببینند و رشد کنند؛
و اعتماد متقابل میان کارکنان افزایش یابد.

در مقاله از این وضعیت با تعبیر “Win-Win Situation” یاد شده است.

🔹 سؤال ۹: جلسات کاری چطور باید مدیریت شوند تا زمان تلف نشود؟

در صفحات پایانی، دو نوع جلسه بررسی شده‌اند:

حضور در جلسات (Attending Meetings)

مدیر باید ابتدا بررسی کند آیا حضورش واقعاً لازم است یا خیر. سپس با مطالعه دستور جلسه و مدارک پیش از جلسه، مانع اتلاف وقتی شود که دیگران صرف مرور مواد تازه می‌کنند.
برگزاری جلسات (Conducting Meetings)

برگزارکننده باید دستور جلسه و مواد مکمل را پیش از جلسه ارسال کند و از شرکت‌کنندگان بازخورد اولیه بگیرد.

در صورت حضور افراد ناآماده، نباید وقت دیگران صرف مرور موضوع برای آنان شود؛ بهتر است بعداً در خلوت با آن افراد صحبت شود.

صفحه آخر مقاله (ص. ۷۰) تأکید دارد که جلسه‌ای موفق آن است که

“فقط افراد لازم دعوت شوند، از شکایت و گفت‌وگوهای غیرمرتبط پرهیز شود، و زمان جلسه به زندگی شخصی افراد احترام بگذارد.”

🔹 سؤال ۱۰: نتیجه نهایی پژوهش درباره‌ی تأثیر مدیریت زمان بر ارتقای مدیر چیست؟

در بخش “Conclusion” (ص. ۷۰) مقاله، نتایج پژوهش به‌صورت جمع‌بندی علمی بیان می‌شود:

مدیرانی که رفتارهای اتلاف‌کننده زمان را اصلاح کنند، عملکرد بهتری در وظایف کلیدی زیرمجموعه‌هایشان خواهند داشت.
مهارت در زمان‌بندی و سازماندهی، احتمال ارتقای شغلی و نگاه مثبت مدیران ارشد را افزایش می‌دهد.
از نظر انسانی، مدیریت درست زمان باعث تعادل میان کار و زندگی شخصی، افزایش رضایت خانوادگی و کاهش استرس می‌شود.
در نهایت، زمان نه‌تنها عامل سود سازمانی بلکه منبع خوشبختی فردی نیز هست.

🔹 سؤال ۱۱: چگونه می‌توان این اصول را در محیط‌های ایرانی یا استارتاپی به کار گرفت؟

با توجه به ساختار فشرده سازمان‌های مدرن ایرانی و استارتاپ‌ها، توصیه‌های مقاله را می‌توان این‌گونه بومی‌سازی کرد:

استفاده از ابزارهای دیجیتال برای «دفتر ثبت زمان» (مثل Notion، Toggl یا Google Calendar)؛
تعیین سه هدف روزانه و بررسی میزان دستیابی در پایان روز؛
زمان‌بندی جلسات در بازه‌های کوتاه (۳۰ دقیقه‌ای) و با دستور جلسه مشخص؛
تفویض وظایف فنی به تیم‌ها و تمرکز مدیر روی توسعه محصول و استراتژی؛
برقراری تعادل بین ارتباطات آنلاین و زمان تمرکز در کارهای عمیق (Deep Work).