مدیر یک دقیقه‌ای

مدیر یک دقیقه‌ای مدیری است که در زمان کوتاه به نتیجه‌ی مطلوبی برسد، مدیر یک دقیقه‌ای به کارکنان به عنوان منبع آگاهی و دانش نگاه می‌کند و رضایت آن‌ها در محیط کار برایش از اهمیت بالایی برخوردار است؛ همچنین نتیجه‌ی فعالیت‌ها برای او در اولویت اول می‌باشد.

مدیر یک دقیقه‌ای فعالیت خود را بر پایه‌ی سه اصل اساسی اعمال می‌کند که عبارتند از:

اهداف یک دقیقه‌ای

در اصل اول مدیر باید اهداف خود را به خوبی و در کوتاه‌ترین و رساترین جملات برای کارکنان واضح کند؛ به صورتی که این اهداف روی کاغذ نوشته شوند و خواندن آن کمتر از یک دقیقه طول بکشد. همیشه بین کاری که افراد یک سازمان وظیفه خود می‌دانند و آن‌چه مدیر انتظار دارد، شکافی وجود دارد و برای رفع این شکاف طی جلسات مختلف می‌توان اهداف کاری را به صورت کامل واضح و روشن ساخت.

گاهی علت بی‌انگیزگی افراد، ندانستن دقیق اهداف و مسئولیت‌هایی است که مدیر از آن‌ها انتظار دارد. مانند بولینگ بازی که به علت ندیدن پین‌ها، انگیزه‌ای برای انداختن توپ نداشته باشد. زمانی که مدیر انتظاراتی که از کارکنان خود دارد را به طور دقیق با آن‌ها در میان بگذارد، در واقع اهداف و پین‌های بازی را به کارکنان نشان می‌دهد و این شرایط را برای آن‌ها فراهم می‌کند تا با انگیزه جدی، برای رسیدن به اهداف تعیین شده تلاش کنند. اهداف مکتوب همواره باید با عملکرد و رفتار کارکنان بررسی و ارزیابی شود تا نقاط بهبود، خود را نشان دهند.

تمجید یک دقیقه‌ای

تمجید و توبیخ یک‌دقیقه‌ای هنگامی اثربخش خواهد بود که قبلاً چارچوب و جزئیات وظایف افراد برایشان واضح شده باشد. مدیر یک دقیقه‌ای در شروع کار، از کارکنانش بخواهد گزارش پیشرفت خود را به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه ارائه دهند و از این گزارشات برای شناسایی نقاط قوت و قابل بهبود آنها استفاده کند. بررسی مستقیم گزارشات، فقط در ابتدای یک پروژه یا تحویل یک مسئولیت جدید به کارمند صورت می‌گیرد و پس از مسلط شدن بر کار، مدیر از طریق گزارش‌ها، ارقام فروش و… کنترل‌هایش را انجام می‌دهد. با اِعمال کنترل‌های مختلف، فعالیت‌هایی که ارزش افزوده‌ی بالایی دارند شناسایی می‌شوند و دوباره اینجا، باید در کمتر از یک دقیقه کارکنان را تشویق نمود.

مدیران یک دقیقه‌ای می‌دانند که پس از تشویق و حمایت، کارمندان بهتر کار می‌کنند و تلاش می‌کنند به موفقیت‌های بزرگتری دست پیدا کنند. با این روش کارکنان حس ارزشمندی می‌کنند.

توبیخ یک دقیقه‌ای

توبیخ یک دقیقه‌ای یکی از راه‌های مؤثر برای اصلاح عملکردهای غیر استاندارد و بی‌کیفیت می‌باشد. از آنجا که اهداف از قبل تعیین شده و انتظارات مدنظر به‌طور شفاف و مکتوب بیان شده است، کارمندان نسبت به توبیخ، دفاعی نمی‌شوند و به مدیریت و قضاوت وی احترام می‌گذارند. توبیخ یک دقیقه‌ای شامل دو بخش اساسی است که که حتماً باید در ارزیابی کارکنان اعمال شود؛ اول آن که باید مستقیماً عملکرد کارکنان -و نه شخصیت آنها- را هدف قرار دهد. دوم آن که این توبیخ باید با تمجید و اشاره به نکات مثبت به پایان رسد. به عنوان مثال:

اگر فردی باید کاری را تا موعد مقرر انجام می‌داده و نحوه انجام آن را هم به‌خوبی می‌دانسته اما با این وجود خطا کرده، مدیر یک دقیقه‌ای بی‌درنگ با فرد برخورد خواهد کرد. در واقع مدیر یک دقیقه‌ای هیچ‌وقت یک کارآموز را توبیخ نمی‏‌کند، زیرا ممکن است که او را از کار دلسرد کند و مسیر او را تغییر دهد؛ مدیر یک دقیقه‌ای کسانی را توبیخ می‏کند که می‏داند می‏توانستند کار خود را بهتر انجام دهند، اما این کار را نکردند. مدیر یک دقیقه‌ای هنگام توبیخ به چشمان کارمند خیره شده و اشتباهش را در عرض یک دقیقه گوشزد می‌کند. این توبیخ  دقیقاً درباره‌ی رفتار و عملکرد فرد بوده و به شخصیت فرد لطمه‌ای وارد نمی‌‌کند. در نهایت این اطمینان را به فرد می‌دهد که این اشتباه از او بعید است و این توبیخ، برای احترامی است که برای فرد و پیشرفتش قائل است. با این کار فرد وادار می‌شود عملکرد خود را بازبینی نماید و ارتقا دهد.

در واقع این سه اصل در مدیریت یک دقیقه‌ای به این موضوع اشاره می‌کند که لازم نیست مدیریت افراد را بسیار پیچیده و  گنگ ببینیم. می‌توان با جلسات مختلف اهداف مورد انتظار را برای کارکنان واضح نمود و نسبت به عملکرد آن‌ها، بازخوردهای مختلفی برای پیشرفت ارائه نمود. به هر حال اگر کارمندان، سمی‌ نباشند؛ به دنبال پیشرفت و بهبود خود از این بازخوردها استفاده می‌نمایند. شکل زیر این سه اصل در مدیریت یک دقیقه‌ای و نحوه‌ی ارتباطشان با یکدیگر را نشان می‌دهد.

این مطالب برگرفته شده از کتاب مدیر یک دقیقه‌ای می‌باشد.