چرا سیستم CMMS الزامی است!؟

تعاریف و توضیحات سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات کامپیوتری (CMMS):

مدیریت نگهداری و تعمیرات شامل اعمال مختلفی است و به طور کلی یک فرایند پیچیده است. برای مدیریت چنین سیستمی می‌توان از کامپیوتر جهت سهولت کار و تصمیم‌گیری بهتر کمک گرفت، و در واقع در قالب یک نرم‌افزار کامپیوتری می‌توان مدیریت نگهداری و تعمیرات را انجام داد. اما به این نکته توجه داریم که این نرم‌افزار در واقع یک ابزار برای کمک به مدیریت نگهداری و تعمیرات است و خود آن به تنهایی تضمین کننده این مقصود نمی‌باشد.

سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات یک فرایند پیچیده است که نیاز به ترکیبی موثر از تخصص فنی و اقتصادی دارد. یکی از بخش‌های مدیریت تعمیر و نگهداری، تفسیر داده‌های در دسترس و تبدیل آن به اطلاعات مفید برای مدیریت تجهیزات در بهترین حالت ممکن است. برای انجام این کار، داده‌ها باید به صورت یکجا و قابل دسترس جمع‌آوری شده و تجزیه و تحلیل شوند، در غیر این صورت نمی‌توانند به طور موثر مورد استفاده قرار گیرند. در صورتی که حجم اطلاعات زیاد باشد، مدیریت این پروسه به طور موثر و بدون پشتیبانی مبتنی بر کامپیوتر تقریبا غیرممکن است.

برای استفاده موفقیت‌آمیز از سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات کامپیوتری ابتدا باید مدیریت نگهداری و تعمیرات از تمامی قسمت‌های آن که شامل سطوح استراتژیک، عملیاتی، سازمانی و کنترلی است، به درستی پیاده‌سازی شده باشد و سپس در صورت نیاز برای سهولت و کمک به پیشبرد آن از کامپیوتر و نرم‌افزار کامپیوتری استفاده کنیم.

نیاز سنجی ایجاد سیستم CMMS به این صورت است که اگر حجم کاری مدیریت نگهداری و تعمیرات به دلیل بزرگ بودن سازمان، بیش از توان مدیریتی نگهداری و تعمیرات بود، در این صورت برای جلوگیری از کاهش کیفیت باید از کامپیوتر کمک گرفت؛ اما در صورتی که سازمان و واحد تولیدی کوچک است و مدیریت نگهداری و تعمیرات می‌تواند به درستی و بدون کمک کامپیوتر سیستم را به صورت بهینه مدیریت کند نیازی به تهیه نرم‌­افزار CMMS در این شرایط وجود ندارد.

مدیریت نگهداری و تعمیرات در سازمان‌های بزرگ یک عملیات صنعتی بزرگ و پیچیده است و تاثیر قابل توجهی بر سودآوری کسب و کار دارد. مدیریت این پروسه در این سازمان‌ها به طور موثر بدون پشتیبانی مبتنی بر کامپیوتر تقریبا غیرممکن است، دستیابی به اجرای موفقیت‌آمیز این سیستم‌ نیازمند یک برنامه تغییر در طول چندین سال است.

دلایل عدم موفقیت سیستم CMMS و راه‌حل‌ها و استراتژی‌های پیشگیری از مشکلات:

علیرغم اهمیت CMMS به عنوان یک ابزار کلیدی در مدیریت تعمیر و نگهداری، میزان دستیابی به موفقیت در اجرای چنین سیستمی، حتی در سازمان‌های بزرگ، کم است. در ادامه ۶ دلیل عدم موفقیت این سیستم بیان می‌شود:

۱- پیاده‌سازی یک ابزار مدیریت تعمیر و نگهداری جدید و فرایندهای مرتبط با آن مانند CMMS در سازمانی که آماده نیست. قبل از اتخاذ سیستم‌ مدیریت نگهداری و تعمیرات کامپیوتری در یک سازمان نیاز است که استراتژی نگهداری و تعمیرات در آن سازمان که شامل سیستم‌های PM و CM است پیاده‌سازی شود. یک استراتژی پیشگیرانه که به خوبی سازماندهی شده باید در سازمان پیاده‌سازی شده باشد.

۲- بزرگترین سوء تفاهم در مورد نقش CMMS، این است که تصور شود استراتژی است نه یک ابزار. در واقع CMMS تنها ابزاری جهت پشتیبانی از استراتژی نگهداری و تعمیرات موجود در یک سازمان است. استفاده اشتباه از این ابزارها در کنار فقدان پیاده‌سازی داده‌ها باعث می‌شود CMMS فقط به عنوان یک سیستم سفارش کار استفاده شود بدون اینکه بتوان از آن تجزیه و تحلیلی استخراج کرد. مدیریت و افراد سازمان باید درک آن را داشته باشند که سیستم‌ مدیریت نگهداری و تعمیرات کامپیوتری یک استراتژی نگهداری نیست. تنها با درک نقش CMMS در استراتژی نگهداری و تعمیرات، مشخص خواهد شد که چه اطلاعاتی برای سیستم مورد نیاز است. بر اساس این درک، خروجی مورد نیاز و ورودی لازم می‌تواند تعیین شود.

۳-زیرساخت IT ناکافی و عدم اطمینان از اینکه مسائل مربوط به IT حل شده است. نیاز به یک بستر IT قابل اعتماد و سریع بسیار مهم است؛ اسناد باید روز به روز حفظ شود، برای همه افراد در سراسر سازمان تأمین شود و قابل دسترسی باشد.

۴-عدم درک مزیت‌ها توسط مدیران ارشد و عدم حمایت طولانی‌مدت از CMMS. در بسیاری از پروژه‌ها مراحلی غیرمنطقی اتفاق می‌افتد و این مسئله باعث می‌شود که استاندارد زمانی رعایت نشود. زمانی­ که این اتفاق می‌افتد، حمایت‌های اساسی مدیران ارشد از بین می‌رود و اگر از مزایای واقعی این ابزار آگاه نباشند، حمایت ایشان متوقف شده و پشتیبانی نمی‌شود. اگر سیستم‌ مدیریت نگهداری و تعمیرات کامپیوتری به خوبی اجرا شود مزایای زیادی را برای سازمان به ارمغان آورد، اما بزرگترین ارزش افزوده که باید مدیریت ارشد از آن آگاهی یابد، توانایی CMMS برای تبدیل داده به اطلاعات مفید است که می‌تواند برای تحلیل مشکلات و کمک به شناسایی راه حل‌ها استفاده شود.

۵-عدم طراحی یک فرایند تغییر. این طبیعت انسانی است که بسیاری از مردم از تغییر هراس دارند و تنها راه شکستن این موانع انسانی، ایجاد یک فرایند تغییر به خوبی برنامه‌ریزی شده است که در آن همه کارکنان در یک ارتباط باز از مرحله اول فرآیند خطاب قرار گیرند.

۶-منابع ناکافی برای پیاده‌سازی. جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز و تبدیل آن به فرمت مناسب برای وارد کردن به سیستم CMMS تلاش زیادی را طلب می‌کند.

نتیجه:

برای اجرای موفقیت‌آمیز چنین سیستمی لازم است که اطمینان حاصل شود که:

• پیش‌نیازهای این سیستم بر اساس توضیحات فوق به درستی پیاده‌سازی شده باشد.
• افراد سازمان آگاه باشند که یک سیستم CMMS تنها ابزاری برای نگهداری و تعمیرات است و نه استراتژی نگهداری و تعمیرات، و بدانند که چگونه از آن برای حمایت از استراتژی استفاده کنند.
• زیرساخت فناوری اطلاعات آماده و دارای دسترسی سریع و قابل اعتماد باشد.
• مدیریت ارشد نسبت به ارزش افزوده سیستم‌ مدیریت نگهداری و تعمیرات کامپیوتری آگاه بوده و مایل باشد از این پروژه در طول زمان اجرای آن حمایت کند.
• فرایند تغییر به خوبی طراحی شده باشد.
• افراد به اندازه کافی ماهر باشند که این پروژه را در طول زمان به اتمام برسانند.